Para fazer um envio para qualquer entidade fora da Catalunha, clique em "Novo registo"
Indique qual é o cartório de destino para o qual deseja ir (o texto preditivo está disponível no menu suspenso e um mecanismo de busca para filtrar os cartórios por nome, província, comunidade autônoma e nível administrativo):
Escolha Interadministrativo ou Presencial como tipo de liquidação, dependendo da origem da remessa.
- 4.1 Envio de documentação entre administrações
Caso se trate de um documento a ser enviado entre administrações, deverá selecionar o campo Interadministrativo , que é obrigatório.
Para facilitar o gerenciamento da documentação enviada, devem ser informados os seguintes campos:- Referência externa : qualquer referência que o organismo de destino necessita de saber e que é do conhecimento do requerente (por exemplo, número de matrícula do veículo, número do recibo do qual é reclamado um determinado montante, etc.)
- Número do arquivo : Número do arquivo ao qual pertence a documentação/assunto tratado. Deve-se tentar que as solicitações permitam que este código seja informado para que seja possível o tratamento automatizado da liquidação no destino.
- Código de asunto según destino : codificação do assunto no destino, caso a solicitação inclua estes dados. As solicitações devem tentar reportar este código para permitir o tratamento automatizado da liquidação no destino.
Em relação à documentação que está sendo enviada é necessário preencher o campo de informações complementares; cujo menu suspenso oferece diferentes opções:
- Documentación adjunta digitalizada , é indicativo que documentação em papel de qualquer natureza NÃO é enviada ao registro de destino e, portanto, pode ser processada eletronicamente com os dados e anexos enviados. Este valor deve ser marcado quando a documentação estiver totalmente digitalizada.
- Documentación adjunta en soporte PAPER (ou outros suportes) , é indicativo que a documentação necessária ao processamento em papel seja enviada ao registro de destino. Este valor deve ser marcado quando a documentação não puder ser digitalizada por motivos técnicos, legais ou funcionais.
- Documentação adjunta digitalizada y complementarimente en papel , é indicativo de que a documentação em papel seja enviada ao registro de destino, que não é necessária para o processamento e que pode ser digitalizada com plena validade. Esta documentação é enviada unicamente por motivos de competência e guarda do papel pelo órgão de destino. Este valor deverá ser marcado quando a documentação estiver totalmente digitalizada, mas não se aplica à devolução ao cidadão e deverá ser enviada ao órgão de destino.
Em geral, deve-se ter em mente que todas as liquidações enviadas deverão ter a documentação digitalizada anexa, exceto nos casos em que isso não seja possível, como por exemplo:
- Se for um envelope lacrado com uma oferta.
- Se não for A4, como pode ser uma folha enrolada.
- Se a documentação estiver encadernada, como um livro
- Caso a documentação tenha sido enviada em um dispositivo de armazenamento, como CD ou memória externa.
Caso o volume do documento não permita, lembre-se que os assentamentos só suportam volume máximo de anexos de 15Mb. Nestes casos, você pode proceder de duas maneiras:
A. Procedimento de registro sucessivo : a equipe agrupará a documentação em vários registros sucessivos. Você notará então no campo ASSUNTO que esta é uma remessa PARCIAL Y DE X, onde Y é a posição do registro dentro do conjunto e X é o número total de registros no conjunto. Se, por exemplo, o envio fosse feito através de dois registos sucessivos:
- No primeiro registro, a tag parcial 1 OF 2 será adicionada ao assunto.
- No segundo registro, a tag parcial 2 OF 2 será adicionada ao assunto.
Da mesma forma, no campo OBSERVAÇÕES será indicada a CONTINUAÇÃO DO REGISTRO DOS ANTERIORES, bem como o número do primeiro dos registros sucessivos para facilitar a identificação.
Essas ações permitirão que a equipe do Cartório de destino identifique facilmente se a documentação é enviada em um ou mais registros.
B. Envio da documentação por correio : nestes casos a liquidação é feita e a documentação anexa é posteriormente enviada por correio. Uma vez recebida esta documentação, o destinatário confirmará a liquidação. Recomenda-se o envio, juntamente com a documentação anexa em papel, do comprovativo de liquidação onde estará indicado o número de registo, e assim será possível identificar facilmente a que liquidação corresponde a documentação recebida."
Lembre-se de que se todos os anexos não puderem ser digitalizados, tudo será enviado em papel.
Os envios são sempre feitos para o Escritório da unidade de destino (não para a Unidade, mesmo que esteja fisicamente mais próxima da minha instituição); caso contrário, o escritório não saberá que a documentação em papel chegou e não poderá confirmar a liquidação.
Se não conseguir encontrar o organismo destinatário ao qual pretende fazer o envio, faça-o ao organismo do qual depende hierarquicamente (por exemplo, se não conseguir encontrar uma Direcção Geral da Comunidade de Madrid, faça o envio ao ministério correspondente).
- 4.2 Envio de documentação pelo canal Janela Única
Caso se trate de documentação que nos chegou pessoalmente, deverá selecionar o campo Janela Única , que é obrigatório.
A data e número de registro deverão ser informados nos campos Data de Registro e Número de Registro . Neste caso, já não é efetuado novo check-out, mas serão tidas em conta as informações fornecidas.
As seguintes informações opcionais devem ser preenchidas porque facilitarão o gerenciamento da documentação a ser submetida.
Deverá ainda preencher os campos relativos ao transporte, que são os seguintes:
- Tipo de transporte de entrada : meio pelo qual a documentação chegará ao órgão de destino.
- Número de transporte de entrada : Identificação da remessa que lhe foi atribuída pelo transportador na documentação.
É necessário preencher os dados do interessado; que pode ser um ou mais (no caso de mais de um interessado, do lado direito encontramos o + para somar quantos forem necessários).
Caso o interessado pretenda nomear um representante, preencha os dados correspondentes ao representante e indique que se trata de um representante assinalando a caixa correspondente.
É necessário informar o campo Informações Complementares , com as seguintes informações:
- Documentación adjunta digitalizada , indica que documentação em papel de qualquer espécie NÃO é enviada ao registro de destino e, portanto, o registro de destino poderá processar eletronicamente seus dados e seus anexos enviados. Este valor deve ser marcado quando a documentação estiver totalmente digitalizada.
- Documentação anexa em PAPEL (ou outros suportes) , é indicativa de que é enviada para o registo de destino, documentação necessária ao processamento em papel. Este valor deve ser marcado quando a documentação não puder ser digitalizada por motivos técnicos, legais ou funcionais.
- Documentación adjunta digitalizada y complementarimente en papel , é indicativo que seja enviada ao registo de destino documentação em papel que não seja necessária ao processamento e que tenha podido ser digitalizada com plena validade. Esta documentação é enviada unicamente por motivos de competência e guarda do papel pelo órgão de destino. Este valor deverá ser marcado quando a documentação estiver totalmente digitalizada, mas não se aplica à devolução ao cidadão e deverá ser enviada ao órgão de destino.
