Conforme indicado no “ Guia Funcional para Cartórios de Registro. Sistema de Interconexão de Registros (SIR) ”-na página 10-, é necessário colocar o selo do cartório de registro de origem ANTES DE SUA DIGITALIZAÇÃO, indicando a data e a hora de apresentação.
Por exemplo, uma Conservatória de Registo de Origem de uma Câmara Municipal que recebe uma liquidação correspondente a um determinado procedimento, que é acompanhada de um documento justificativo do pagamento. Como este documento anexo pode ser usado posteriormente para uso indevido, o cartório deve carimbá-lo, indicando a data e hora de apresentação, antes de ser digitalizado.