Manual SIR - Sistema de Interconexão de Registros

1. O que é SIR?

O sistema de intercâmbio de registos com administrações públicas não catalãs (SIR) visa registar as comunicações telemáticas originárias ou destinadas a administrações públicas não catalãs. Através deste serviço você pode enviar e aceitar ou rejeitar registros recebidos de outras administrações públicas fora da Catalunha.

Para poder acessar este serviço, as administrações públicas catalãs não precisam passar por nenhum processo de registro , basta ser membro da EACAT e ter sido notificado pelo Consórcio AOC de que o serviço já foi ativado. A ativação depende do Ministério das Finanças e Administrações Públicas e é feita por etapas; assim que entrar em vigor, o Consórcio AOC irá comunicá-lo às entidades através da EACAT e estas poderão utilizar o serviço.

2. Requisitos necessários para acessar o SIR

Os requisitos necessários para poder aceder a este serviço são:

  • Ter permissões para o serviço Sistema de Interconexão de Registros na EACAT (você pode verificar isso em EACAT > Configuração > Meu espaço. Se você não as possui, seu gerente de usuários da EACAT pode atribuí-las a nós.
  • Tenha um escritório integrado no SIR. Se não sabe se o seu tem escritório no SIR, pode consultar a lista de escritórios integrados no SIR . A partir do Consórcio AOC estamos cadastrando gradativamente as entidades que aderiram à EACAT ao SIR, mas se ainda não registramos sua entidade e você tem interesse em ter o serviço, basta entrar em contato com nosso CAU e incluiremos o organismo no próximo turno que damos quitação. Se a agência for um órgão do Setor Público da Generalitat, entre em contato com o Departamento da Presidência para gerenciar o registro do novo escritório.
  • IMPORTANTE : Entidades que não se enquadrem no âmbito da Lei 39/2015, regulamentação em vigor sobre o registo, não podem ser utentes do SIR. Se a entidade que pretende utilizar o SIR não se enquadrar no âmbito subjetivo da prestação de serviços e necessitar de enviar documentação a administrações fora da Catalunha, deverá fazê-lo, ou através do Registo Único Eletrónico https://rec.redsara.es/ ou através de outro cartório (a prefeitura da qual você depende, por exemplo).

3. Acesso ao serviço

Para poder aceder ao serviço deve:

    1. Acesse a plataforma EACAT, identificando-nos com o NIF e senha ou com um certificado digital (por exemplo o T-CAT ou T-CAT P) em eacat.cat .
    2. Acesse a seção APLICATIVOS do menu superior.
    3. Acesse o aplicativo SIR - Registry Exchange System
4. Enviando um novo registro

Para fazer um envio para qualquer entidade fora da Catalunha, clique em "Novo registro"

Indique qual é o cartório de destino para o qual você deseja ir (o texto preditivo está disponível no menu suspenso e um mecanismo de pesquisa para filtrar escritórios por nome, província, comunidade autônoma e nível administrativo):

IMPORTANTE: Só aparecem no motor de busca os escritórios integrados no SIR para Recepção. Se a estação de destino apenas opera a modalidade "Emissão" do SIR, não é possível enviar-lhe qualquer documentação e terá de contactar a entidade de destino para saber como lhe dirigir a documentação.

Escolha Interadministrativo ou Presencial como o tipo de liquidação, dependendo da origem da remessa.

  • 4.1 Envio de documentação entre administrações
    Se for um documento enviado entre administrações, deve-se selecionar o campo Interadministrativo , que é obrigatório.
    Para gerenciar mais facilmente a documentação que está sendo enviada, os seguintes campos devem ser informados:
    • Referência externa : qualquer referência que o organismo de destino deva conhecer e que seja do conhecimento do requerente (por exemplo, número de matrícula do veículo, número do recibo a partir do qual é reclamado um determinado montante, etc.)
    • Número do arquivo : Número do arquivo ao qual pertence a documentação/assunto tratado. Deve ser feita uma tentativa de solicitação para permitir que este código seja informado para que seja possível o tratamento automatizado da liquidação no destino.
    • Código de asunto según destino : codificação do assunto no destino, se a solicitação incluir esses dados. As solicitações devem tentar relatar este código para permitir o tratamento automatizado da liquidação no destino.

    Em relação à documentação que está sendo enviada, é necessário preencher o campo de informações complementares; cuja lista suspensa oferece diferentes opções:

    • Documentación adjunta digitalizada , é indicativo que a documentação em papel de qualquer tipo NÃO é enviada para o registro de destino e, portanto, pode ser processada eletronicamente com os dados e anexos enviados. Este valor deve ser verificado quando a documentação estiver totalmente digitalizada.
    • Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , é indicativo que a documentação necessária para o processamento em papel seja enviada ao registro de destino. Este valor deve ser marcado quando a documentação não puder ser digitalizada por motivos técnicos, legais ou funcionais.
    • Documentación adjunta digitalizada e complementar em papel , é indicativo que a documentação em papel é enviada ao registro de destino, o que não é necessário para o processamento, e que pode ser digitalizado com plena validade. Esta documentação é enviada exclusivamente por motivos de competência e custódia do papel pelo organismo de destino. Este valor deve ser assinalado quando a documentação estiver totalmente digitalizada, mas não se aplica à devolução ao cidadão, devendo ser remetido para o organismo de destino.

    Em geral, deve-se ter em mente que todas as liquidações que são enviadas devem ter a documentação digitalizada em anexo, com exceção dos casos em que isso não seja possível, como por exemplo:

    1. Se for um envelope lacrado com uma oferta.
    2. Se for um formato não A4, como pode ser uma folha enrolada.
    3. Se a documentação estiver encadernada, como um livro
    4. Se a documentação foi enviada em um dispositivo de armazenamento, como um CD ou memória externa.
    5. Se o volume do documento não permitir, lembre-se de que os assentamentos suportam apenas um volume máximo de anexos de 15Mb. Nesses casos, a liquidação é feita e a documentação anexada é posteriormente enviada pelo correio. Uma vez recebida esta documentação é quando o destinatário irá confirmar a liquidação. Recomenda-se o envio, juntamente com a documentação anexa em papel, o comprovativo de liquidação onde será indicado o número de registo, e desta forma será fácil identificar a que liquidação corresponde a documentação recebida.

    Lembre-se de que, se todos os anexos não puderem ser digitalizados, tudo será enviado em papel.

    Os envios são sempre feitos para a Unidade de destino (não para a Unidade, mesmo que fisicamente mais próxima da minha instituição); se este não for o caso, o escritório não saberá que a documentação em papel chegou e não poderá confirmar a liquidação.

    Se não encontrar o destinatário para o qual deseja fazer um envio, faça-o ao órgão ao qual depende hierarquicamente (por exemplo, se não encontrar uma Direção Geral da Comunidade de Madrid, faça o envio ao ministério correspondente).

  • 4.2 Envio de documentação pelo canal Single Window

No caso de documentação que nos tenha chegado pessoalmente, deverá selecionar o campo Janela Única , que é obrigatório.

A data de inscrição e o número de inscrição devem ser informados nos campos Data de inscrição e Número de inscrição. Neste caso, não é mais feito um novo check-out, mas as informações fornecidas serão levadas em consideração.

As informações opcionais abaixo devem ser preenchidas, pois facilitarão o gerenciamento da documentação apresentada.

Deverá também preencher os campos relacionados com o transporte, que são os seguintes:

  • Tipo de transporte de entrada : meio pelo qual a documentação chegará ao organismo de destino.
  • Número de transporte de entrada : Identificação da remessa que lhe foi atribuída pelo transportador na documentação.

É necessário preencher os dados do interessado; que pode ser um ou mais de um (no caso de mais de um interessado, do lado direito encontramos o + para somar quantos forem necessários).

Caso o interessado queira nomear um representante, preencha os dados correspondentes ao representante e indique que é um representante marcando a caixa correspondente.

É necessário informar o campo Informações Complementares , com as seguintes informações:

    • Documentación adjunta digitalizada , indica que a documentação em papel de qualquer tipo NÃO é enviada ao registro de destino e, portanto, o registro de destino poderá processar eletronicamente seus dados e seus anexos enviados. Este valor deve ser verificado quando a documentação estiver totalmente digitalizada.
    • Documentação anexada em PAPEL (ou outros suportes) , é indicativo que é enviada para o registo de destino, documentação necessária ao processamento em papel. Este valor deve ser marcado quando a documentação não puder ser digitalizada por motivos técnicos, legais ou funcionais.
    • Documentación adjunta digitalizada y complementarimente en papel , é indicativo que a documentação em papel é enviada para o registo de destino que não é necessária para o processamento e que pode ser digitalizada com plena validade. Esta documentação é enviada exclusivamente por motivos de competência e custódia do papel pelo organismo de destino. Este valor deve ser assinalado quando a documentação estiver totalmente digitalizada, mas não se aplica à devolução ao cidadão, devendo ser remetido para o organismo de destino.

5. Gestão das remessas recebidas
  • 5.1 Como acessar as remessas recebidas?

Para ver os envios que nos foram efetuados, acedemos à aplicação e por defeito já nos são mostrados os procedimentos recebidos, nos vários estados em que pode estar (Pendente de confirmação, Aceito, Rejeitado ou Reencaminhado).

Nesta lista de remessas, ao lado da coluna Status, encontraremos um ícone indicando o tipo de documentação associada à troca de registro:

Esta informação tem significado dependendo do ícone:

5.2 O que podemos fazer com essas mensagens recebidas?

Para facilitar a busca de assentamentos, podemos utilizar o filtro de assentamentos, por unidade de origem, interessado, data de inscrição, tipo de assentamento, entre outros.

É necessário entrar nesta bandeja diariamente para verificar se nosso pedido está pendente . Quando acedemos a qualquer uma das transmissões em estado Pendente, clicando na transmissão em questão, as várias opções que o protocolo de ligação com este sistema nos oferece são as seguintes:

      • Confirmar inscrição : Se a inscrição for aceite , é feita uma inscrição no registo da entidade de destino e é enviada à nossa origem a correspondente mensagem de aceitação com o número de inscrição da entidade de destino . Você deve ter certeza de que somos o destinatário antes de fazer a aceitação. Para aceitar uma transmissão, basta clicar no botão Aceitar
      • Indeferimento do registo : Caso a liquidação seja indeferida, NÃO é feita uma inscrição no registo da entidade de destino, sendo o estado desta liquidação/documento remetido - como indeferido - à entidade de origem, para isso faz a gestão com o respectivo interessado Festa. Você deve indicar um motivo de rejeição (em espanhol). Só podemos rejeitar envios pelos seguintes motivos:
        • Torná-lo ilegível.
        • Que minha entidade não é o destinatário e a entidade de destino correta não está registrada no SIR.
        • Que não temos conhecimento de quem deve ser a entidade de destino.

      Para rejeitar um envio, basta clicar no botão Rejeitar e adicionar um motivo para a rejeição.

      • Reenviar cadastro: Esta é a opção que devemos utilizar sempre que o envio não for por nós. Se a liquidação for encaminhada, NÃO é feito um lançamento no cadastro da entidade de destino, e a remessa é enviada para uma nova entidade de destino, que deve ser registrada no SIR para que possa ser destinatária. A entidade de origem deve ser informada de que foi encaminhado para outra entidade. També, s'ha d'indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). Esta é a opção que temos de usar sempre que o envio não seja por nós.

      Para reenviar um envio, basta clicar no botão Reenviar registro:

    • Quando o status de uma remessa é alterado, ele nos leva de volta à lista de remessas, com o status da remessa atualizada alterado.
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