Per effettuare una spedizione verso qualsiasi entità al di fuori della Catalogna, fare clic su "Nuova registrazione"
Indica qual è l'ufficio anagrafe di destinazione dove vuoi recarti (nel menu a tendina è disponibile il testo predittivo e un motore di ricerca per filtrare gli uffici per nome, provincia, comunità autonoma e livello amministrativo):
Scegli Interamministrativo o Di persona come tipo di regolamento, a seconda dell'origine della rimessa.
- 4.1 Invio di documentazione tra amministrazioni
Se si tratta di un documento inviato tra amministrazioni è necessario selezionare il campo Interamministrativo , che è obbligatorio.
Per poter gestire più agevolmente la documentazione inviata è necessario riportare i seguenti campi:- Riferimento esterno : qualsiasi riferimento che l'ente di destinazione deve conoscere e che è noto al richiedente (ad esempio, targa del veicolo, numero di ricevuta da cui si richiede un determinato importo, ecc.)
- Numero pratica : Numero pratica a cui appartiene la documentazione/questione trattata. Dovrebbe essere fatto un tentativo affinché le richieste consentano la segnalazione di questo codice in modo che sia possibile la gestione automatizzata del regolamento a destinazione.
- Código de asunto según destino : codificazione del soggetto nella destinazione, se la richiesta include questi dati. Le richieste dovrebbero tentare di riportare questo codice per consentire la gestione automatizzata della liquidazione a destinazione.
Per quanto riguarda la documentazione che si sta inviando è necessario compilare il campo informazioni complementari; il cui menu a discesa fornisce diverse opzioni:
- Documentación adjunta digitalizada , è indicativo che NON viene inviata al registro di destinazione documentazione cartacea di alcun tipo e, pertanto, questa potrà essere elaborata elettronicamente con i dati e gli allegati inviati. Questo valore deve essere controllato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
- Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , è indicativo che la documentazione necessaria per la lavorazione su supporto cartaceo sia inviata al registro di destinazione. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere digitalizzata per motivi tecnici, legali o funzionali.
- Documentación adjunta digitalizada y complementarimente en papel , è indicativo che venga inviata al registro di destinazione la documentazione cartacea, che non è necessaria per l'elaborazione, e che ha potuto essere digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata esclusivamente per motivi di competenza e di custodia del documento da parte dell'ente di destinazione. Questo valore va contrassegnato quando la documentazione è stata integralmente scansionata, ma non vale per la restituzione al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.
In generale si tenga presente che tutte le transazioni inviate dovranno avere allegata la documentazione digitalizzata, ad eccezione dei casi in cui ciò non sia possibile, come ad esempio:
- Se è una busta sigillata con un'offerta.
- Se è un formato non A4, come può essere un foglio arrotolato?
- Se la documentazione è rilegata, ad esempio un libro
- Se la documentazione è stata inviata su un dispositivo di memorizzazione, come un CD o una memoria esterna.
Se il volume del documento non lo consente, ricorda che le transazioni supportano solo un volume massimo di allegati di 15 Mb. In questi casi si può procedere in due modi:
A. Procedura di registrazione successiva : lo staff raggrupperà la documentazione in più registrazioni successive. Noterai quindi nel campo OGGETTO che si tratta di una spedizione PARZIALE Y DI X, dove Y è la posizione del record all'interno del set e X è il numero totale di record nel set. Se, ad esempio, la spedizione dovesse avvenire attraverso due registrazioni successive:
- Nel primo record verrà aggiunto all'oggetto il tag parziale 1 DI 2.
- Nel secondo record verrà aggiunto all'oggetto il tag parziale 2 OF 2.
Inoltre, nel campo OSSERVAZIONI, verrà indicata la CONTINUAZIONE DEL RECORD DEL PRECEDENTE, nonché il numero del primo dei record successivi per una più facile identificazione.
Queste azioni consentiranno al personale dell'Ufficio Anagrafe di destinazione di individuare facilmente se la documentazione è inviata in uno o più registri.
B. Invio della documentazione tramite posta : in questi casi viene effettuata la liquidazione e successivamente viene inviata tramite posta la documentazione allegata. Una volta ricevuta questa documentazione, il destinatario confermerà l'accordo. Si consiglia di inviare, unitamente alla documentazione cartacea allegata, la prova di liquidazione dove sarà indicato il numero di registrazione, così sarà facile individuare a quale liquidazione corrisponde la documentazione ricevuta."
Ricorda che se tutti gli allegati non possono essere digitalizzati, allora tutto viene inviato su supporto cartaceo.
Le spedizioni vengono sempre effettuate all'Ufficio dell'Unità di destinazione (non all'Unità, anche se fisicamente più vicina al mio istituto); in caso contrario l'ufficio non saprà dell'arrivo della documentazione cartacea e non potrà confermare la liquidazione.
Se non riesci a trovare il destinatario al quale vuoi effettuare la spedizione, fallo all'organismo dal quale dipende gerarchicamente (ad esempio, se non riesci a trovare una Direzione Generale della Comunità di Madrid, effettua la spedizione al ministero corrispondente).
- 4.2 Invio della documentazione attraverso il canale dello Sportello Unico
Nel caso di documentazione pervenutaci personalmente è necessario selezionare il campo Finestra Unica , che è obbligatorio.
La data di registrazione ed il numero di registrazione devono essere riportati nei campi Data di registrazione e Numero di registrazione . In questo caso non verrà più effettuato un nuovo check-out, ma verranno prese in considerazione le informazioni fornite.
Le informazioni facoltative sottostanti devono essere compilate perché faciliteranno la gestione della documentazione presentata.
Dovrai inoltre compilare i campi relativi al trasporto, che sono i seguenti:
- Tipologia di trasporto in entrata : mezzo con il quale la documentazione arriverà all'ente di destinazione.
- Numero del trasporto in entrata : Identificativo della spedizione assegnatogli dal corriere nella documentazione.
E' necessario inserire i dati dell'interessato; che può essere uno o più di uno (in caso di più interessati, sul lato destro troviamo il + per aggiungerne quanti ne servono).
Se l'interessato vuole nominare un rappresentante, compila i dati corrispondenti al rappresentante e indica che si tratta di un rappresentante selezionando la casella corrispondente.
È necessario compilare il campo Informazioni Complementari con le seguenti informazioni:
- Documentación adjunta digitalizada , indica che NON viene inviata all'anagrafe di destinazione documentazione cartacea di alcun tipo e, pertanto, l'anagrafica di destinazione potrà elaborare elettronicamente i propri dati e gli allegati inviati. Questo valore deve essere controllato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
- Allegata documentazione in formato CARTACEO (o altri supporti) , è indicativa dell'invio al registro di destinazione, documentazione necessaria alla lavorazione su supporto cartaceo. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere digitalizzata per motivi tecnici, legali o funzionali.
- Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel , è indicativo che venga inviata al registro di destinazione la documentazione cartacea che non è necessaria per l'elaborazione e che ha potuto essere digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata esclusivamente per motivi di competenza e di custodia del documento da parte dell'ente di destinazione. Questo valore va contrassegnato quando la documentazione è stata integralmente scansionata, ma non vale per la restituzione al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.
