Come riportato nella “ Guida Funzionale per gli Uffici di Registrazione. Sistema di Interconnessione dei Registri (SIR) ” -a pagina 10-, è necessario apporre il sigillo dell'ufficio di registrazione di origine PRIMA DELLA SUA DIGITALIZZAZIONE, indicando la data e l'ora di presentazione.
Ad esempio, un ufficio di registrazione di origine di un consiglio comunale che riceve una transazione corrispondente a una determinata procedura, che è accompagnata da un documento che giustifica un pagamento. Poiché questo documento allegato può essere utilizzato successivamente per uso improprio, l'ufficio di registrazione deve timbrarlo, indicando la data e l'ora di presentazione, prima della sua digitalizzazione.