Manuale SIR 2.0 - Sistema di Interconnessione dei Record

Il sistema per lo scambio di atti con le pubbliche amministrazioni non catalane (SIR) ha lo scopo di registrare le comunicazioni telematiche originate o destinate alle pubbliche amministrazioni non catalane. Attraverso questo servizio puoi inviare e accettare o rifiutare documenti ricevuti da altre amministrazioni pubbliche al di fuori della Catalogna.

Per poter accedere a questo servizio, le pubbliche amministrazioni catalane non devono sottoporsi ad alcun processo di registrazione , è sufficiente essere membri di EACAT ed essere stati informati dal Consorzio AOC che il servizio è già stato attivato. L'attivazione dipende dal Ministero delle Finanze e delle Pubbliche Amministrazioni e avviene per fasi; una volta entrato in vigore, il Consorzio AOC lo comunicherà agli enti tramite EACAT che potranno usufruire del servizio.

I requisiti necessari per poter accedere a questo servizio sono:

• Avere i permessi per il servizio Sistema de Interconexión de Registros in EACAT (puoi verificarlo da EACAT > Configurazione > Il mio spazio. Se non li hai, il tuo gestore utenti EACAT può assegnarceli.
• Avere un ufficio integrato in SIR. Se non sai se il tuo ha una sede in SIR, puoi consultare l' elenco delle sedi integrate in SIR . Dal Consorzio AOC stiamo registrando gradualmente gli enti che hanno aderito a EACAT al SIR, ma se non abbiamo ancora registrato il tuo ente e sei interessato ad avere il servizio, basta contattare il nostro CAU e includeremo l'organismo nel prossimo turno che diamo scarico. Se l'agenzia è un ente della Pubblica Amministrazione della Generalitat, contattare il Dipartimento della Presidenza per gestire l'iscrizione della nuova carica.
• IMPORTANTE : Gli enti che non rientrano nell'ambito di applicazione della Legge 39/2015, normativa vigente in materia di registrazione, non possono essere utenti di SIR. Se l'ente che vuole utilizzare SIR non rientra nell'ambito soggettivo della prestazione del servizio e ha bisogno di inviare documentazione ad amministrazioni al di fuori della Catalogna, dovrà farlo, o tramite il Registro Unico Elettronico https:// rec.redsara.es/ o tramite un altro ufficio dello stato civile (il municipio da cui dipendi, ad esempio).

Per poter accedere al servizio è necessario:

1. 1. Accedi alla piattaforma EACAT, identificandoci con NIF e password o con un certificato digitale (ad esempio il T-CAT o T-CAT P) su eacat.cat .
   2. Accedi alla sezione APPLICAZIONI del menu in alto.
      
   3. Accedi all'applicazione SIR - Registry Exchange System
      

Per effettuare una spedizione a qualsiasi entità al di fuori della Catalogna, fare clic su "Nuova registrazione"

Indicare qual è l'ufficio di registrazione di destinazione a cui ci si vuole recare (nel menu a tendina è disponibile un testo predittivo e un motore di ricerca per filtrare gli uffici per nome, provincia, comunità autonoma e livello amministrativo):

IMPORTANTE: Nel motore di ricerca vengono visualizzati solo gli uffici integrati in SIR per Reception. Se l'ufficio di destinazione opera solo con la modalità "Emissione" dal SIR, non è possibile inviargli alcuna documentazione e sarà necessario contattare l'ente di destinazione per sapere come indirizzargli la documentazione.

Scegliere Inter-amministrativo o Faccia a faccia come tipo di transazione, a seconda dell'origine della rimessa.

• 4.1 Invio della documentazione tra amministrazioni
  Se si tratta di un documento in corso di invio tra amministrazioni, è necessario selezionare il campo Interamministrativo , che è obbligatorio.
  Per gestire più facilmente la documentazione in invio è necessario riportare i seguenti campi:
  • Riferimento esterno : qualsiasi riferimento che l'ente di destinazione deve conoscere ed è noto al richiedente (ad esempio, targa del veicolo, numero di scontrino da cui si richiede un determinato importo, ecc.)
  • Numero del file : numero del file a cui appartiene la documentazione/questione trattata. Si dovrebbe tentare di richiedere la segnalazione di tale codice in modo da rendere possibile la gestione automatizzata del regolamento a destinazione.
  • Código de asunto según destino : codificazione del soggetto nella destinazione, se la richiesta include questi dati. Le richieste devono tentare di segnalare questo codice per consentire la gestione automatizzata del regolamento a destinazione.

  Per quanto riguarda la documentazione che si sta inviando, è necessario compilare il campo delle informazioni complementari; il cui menu a discesa fornisce diverse opzioni:

  • Documentación adjunta digitalizada , è indicativo che la documentazione cartacea di alcun tipo NON viene inviata al registro di destinazione e, pertanto, questa può essere elaborata elettronicamente con i dati e gli allegati inviati. Questo valore deve essere verificato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
  • Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , è indicativo che la documentazione necessaria per il trattamento cartaceo sia inviata al registro di destinazione. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere scansionata per motivi tecnici, legali o funzionali.
  • Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel , è indicativo che la documentazione cartacea sia inviata al registro di destinazione, che non è necessaria per l'elaborazione, e che ha potuto essere digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata esclusivamente per motivi di competenza e custodia della carta da parte dell'ente destinatario. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata, ma non vale per la restituzione al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.

  In generale, va tenuto presente che tutti gli insediamenti che vengono inviati devono avere in allegato la documentazione digitalizzata, ad eccezione dei casi in cui ciò non sia possibile, come ad esempio:

  1. Se si tratta di una busta sigillata con un'offerta.
  2. Se è un formato non A4, come può essere un foglio arrotolato.
  3. Se la documentazione è rilegata, come un libro
  4. Se la documentazione è stata inviata su un dispositivo di archiviazione, come un CD o una memoria esterna.
  5. Se il volume del documento non lo consente, ricorda che gli insediamenti supportano solo un volume massimo di allegati di 15Mb. In questi casi si procede alla conciliazione e la documentazione allegata viene successivamente inviata per posta. Una volta ricevuta questa documentazione, il destinatario confermerà la transazione. Si raccomanda di inviare, unitamente alla documentazione allegata su supporto cartaceo, la prova di avvenuto pagamento dove sarà indicato il numero di registrazione, ed in questo modo sarà facile identificare a quale transazione corrisponde la documentazione ricevuta.

  Ricorda che se non è possibile digitalizzare tutti gli allegati, tutto viene inviato su carta.

  Le spedizioni vengono sempre effettuate all'Ufficio dell'unità di destinazione (non all'Unità, anche se fisicamente più vicina al mio istituto); in caso contrario, l'ufficio non verrà a conoscenza dell'arrivo della documentazione cartacea e non potrà confermare la transazione.

  Se non riesci a trovare il destinatario a cui vuoi effettuare una spedizione, fallo all'ente da cui dipende gerarchicamente (es. se non riesci a trovare una Direzione Generale della Comunità di Madrid, fai la spedizione al ministero corrispondente).

  

• 4.2 Invio della documentazione tramite il canale Finestra Singola

In caso di documentazione pervenutaci di persona, è necessario selezionare il campo Finestra Unica , che è obbligatorio.

La data di registrazione e il numero di registrazione devono essere riportati nei campi Data di registrazione e Numero di registrazione. In questo caso non si effettua più un nuovo check-out, ma si terrà conto delle informazioni fornite.

Le informazioni facoltative di seguito riportate devono essere compilate in quanto faciliteranno la gestione della documentazione in fase di presentazione.

È inoltre necessario compilare i campi relativi al trasporto, che sono i seguenti:

• Tipo di trasporto in entrata : mezzo attraverso il quale la documentazione arriverà all'ente di destinazione.
• Numero di trasporto in entrata : Identificazione della spedizione assegnatale dal vettore nella documentazione.

E' necessario inserire i dati dell'interessato; che può essere uno o più di uno (in caso di più interessati, sul lato destro troviamo il + per sommare quanti ne servono).

Se l'interessato desidera nominare un rappresentante, compilare i dati corrispondenti al rappresentante e indicare che si tratta di un rappresentante selezionando la casella corrispondente.

E' necessario informare il campo Informazioni Complementari , con le seguenti informazioni:

• • Documentación adjunta digitalizada , indica che la documentazione cartacea di qualsiasi tipo NON viene inviata al registro di destinazione e, pertanto, il registro di destinazione potrà elaborare elettronicamente con i suoi dati e gli allegati inviati. Questo valore deve essere verificato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
  • Documentazione allegata in CARTA (o altri supporti) , è indicativo che sia inviata al registro di destinazione, documentazione necessaria al trattamento su supporto cartaceo. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere scansionata per motivi tecnici, legali o funzionali.
  • Documentación adjunta digitalizada y complementarimente en papel , è indicativo che la documentazione cartacea sia inviata al registro di destinazione che non è necessaria per l'elaborazione e che ha potuto essere digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata esclusivamente per motivi di competenza e custodia della carta da parte dell'ente destinatario. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata, ma non vale per la restituzione al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.

• 5.1 Come accedere alle rimesse ricevute?

Per vedere le spedizioni che ci sono state effettuate accediamo all'applicazione e di default ci vengono già mostrate le procedure ricevute, nei vari stati in cui può trovarsi (In attesa di conferma, Accettato, Rifiutato o Inoltrato).

In questo elenco di spedizioni, accanto alla colonna Stato, troveremo un'icona che indica il tipo di documentazione associata allo scambio anagrafico:

Questa informazione ha un significato a seconda dell'icona:

5.2 Cosa possiamo fare con questi messaggi ricevuti?

Per facilitare la ricerca degli insediamenti, possiamo utilizzare il filtro degli insediamenti, per unità di origine, parte interessata, data di registrazione, tipo di insediamento, tra gli altri.

È necessario entrare in questo vassoio ogni giorno per verificare se la nostra richiesta è in sospeso . Quando accediamo a una qualsiasi delle trasmissioni in stato In sospeso, cliccando sulla trasmissione in questione, le varie opzioni che il protocollo di connessione con questo sistema ci offre sono le seguenti:

• • • Conferma registrazione : Se la registrazione è accettata , viene effettuata una registrazione nel registro dell'entità di destinazione e il messaggio di accettazione corrispondente con il numero di registrazione della voce dell'entità di destinazione viene inviato alla nostra origine Devi essere sicuro che siamo il destinatario prima di effettuare l'accettazione. Per accettare una trasmissione, basta cliccare sul pulsante Accetta
    • Rifiuto registrazione : Se la transazione viene rifiutata, NON viene effettuata una registrazione nel registro dell'entità di destinazione e lo stato di questa transazione/documento viene inviato - come rifiutato - all'entità di origine, per questo fa la gestione con il corrispondente interessato festa. Devi indicare un motivo per il rifiuto (in spagnolo). Possiamo rifiutare le richieste solo per i seguenti motivi:
      • Rendilo illeggibile.
      • Che la mia entità non è il destinatario e l'entità di destinazione corretta non è registrata presso il SIR.
      • Che non abbiamo conoscenza di chi dovrebbe essere l'entità di destinazione.

    Per rifiutare un invio, fai clic sul pulsante Rifiuta e aggiungi un motivo per il rifiuto.

    • Invia nuovamente la registrazione: questa è l'opzione che dobbiamo utilizzare ogni volta che la spedizione non è da noi. Se la transazione viene inoltrata, NON viene effettuata una registrazione nel registro dell'entità di destinazione e la spedizione viene inviata a una nuova entità di destinazione, che deve essere registrata presso il SIR affinché possa essere un destinatario. L'entità originaria deve essere informata che è stata inoltrata a un'altra entità. També, s'ha d'indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). Questa è l'opzione che dobbiamo utilizzare ogni volta che la spedizione non è da noi.

    Per inviare nuovamente un invio, fai clic sul pulsante Invia nuovamente la registrazione:

    

  • Quando lo stato di una spedizione viene modificato, ci riporta all'elenco delle spedizioni, con lo stato della spedizione aggiornata modificato.
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