Pour effectuer un envoi vers n'importe quelle entité en dehors de la Catalogne, cliquez sur "Nouvelle inscription".
Indiquez quel est le bureau d'enregistrement de destination auquel vous souhaitez vous rendre (un texte prédictif est disponible dans la liste déroulante et un moteur de recherche pour filtrer les bureaux par nom, province, communauté autonome et niveau administratif) :
Choisissez Inter-administratif ou Face-à-face comme type de règlement, selon l'origine de la remise.
- 4.1 Envoi de documentation entre administrations
S'il s'agit d'un document envoyé entre administrations, vous devez sélectionner le champ Interadministrativo , qui est obligatoire.
Afin de gérer plus facilement la documentation envoyée, les champs suivants doivent être renseignés :- Référence externe : toute référence que l'organisme de destination a besoin de connaître et qui est connue du demandeur (par exemple, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de reçu sur lequel un certain montant est réclamé, etc.)
- Numéro de dossier : Numéro de dossier auquel appartient la documentation/le sujet traité. Il convient de s'efforcer de demander que ce code soit communiqué afin que le traitement automatisé du règlement à destination soit possible.
- Código de asunto según destino : codification du sujet dans la destination, si la demande comprend ces données. Les demandes doivent tenter de signaler ce code pour permettre le traitement automatisé du règlement à destination.
Concernant la documentation à envoyer, il est nécessaire de remplir le champ d'informations complémentaires ; dont la liste déroulante propose différentes options :
- Documentación adjunta digitalizada , il est indicatif que la documentation papier, quelle qu'elle soit, n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, elle peut être traitée électroniquement avec les données et annexes envoyées. Cette valeur doit être vérifiée lorsque la documentation a été entièrement numérisée.
- Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , il est indicatif que la documentation nécessaire au traitement sur papier soit envoyée au registre de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
- Documentación adjunta digitalizada y complémentarimente en papel , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination, qui n'est pas nécessaire au traitement, et qui a pu être numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.
De manière générale, il convient de garder à l'esprit que tous les règlements envoyés doivent être accompagnés de la documentation numérisée jointe, à l'exception des cas où cela n'est pas possible, comme par exemple :
- S'il s'agit d'une enveloppe scellée avec une offre.
- S'il s'agit d'un format non A4, comment peut-il s'agir d'une feuille roulée.
- Si la documentation est reliée, comme un livre
- Si la documentation a été soumise sur un périphérique de stockage, tel qu'un CD ou une mémoire externe.
Si le volume du document ne le permet pas, rappelez-vous que les règlements ne prennent en charge qu'un volume maximum de pièces jointes de 15 Mo. Dans ces cas-là, vous pouvez procéder de deux manières :
A. Procédure d'inscription successive : le personnel regroupera la documentation en plusieurs inscriptions successives. Vous noterez alors dans le champ OBJET qu'il s'agit d'un envoi PARTIEL Y DE X, où Y est la position de l'enregistrement dans l'ensemble et X est le nombre total d'enregistrements dans l'ensemble. Si, par exemple, l’envoi devait s’effectuer par deux inscriptions successives :
- Sur le premier enregistrement, la balise partielle 1 OF 2 sera ajoutée au sujet.
- Sur le deuxième enregistrement, la balise partielle 2 OF 2 sera ajoutée au sujet.
De plus, dans le champ OBSERVATIONS, la SUITE DE L'ENREGISTREMENT DU PRÉCÉDENT sera indiquée, ainsi que le numéro du premier des enregistrements successifs pour une identification plus facile.
Ces actions permettront au personnel du bureau d'état civil de destination d'identifier facilement si la documentation est envoyée dans un ou plusieurs registres.
B. Envoi de la documentation par courrier : dans ces cas, le règlement est effectué et la documentation jointe est ensuite envoyée par courrier. Une fois reçue cette documentation, le séquestre confirmera le règlement. Il est recommandé d'envoyer, avec la documentation papier jointe, la preuve de règlement où le numéro d'enregistrement sera indiqué, et ainsi il sera facile d'identifier à quel règlement correspond la documentation reçue.
N'oubliez pas que si toutes les pièces jointes ne peuvent pas être numérisées, tout est envoyé sur papier.
Les envois se font toujours au Bureau de l'unité de destination (et non à l'Unité, même si elle est physiquement plus proche de mon institution) ; si ce n’est pas le cas, le bureau ne saura pas que les documents papier sont arrivés et ne pourra pas confirmer le règlement.
Si vous ne trouvez pas l'organisme destinataire auquel vous souhaitez effectuer un envoi, adressez-le à l'organisme dont il dépend hiérarchiquement (par exemple, si vous ne trouvez pas de direction générale de la Communauté de Madrid, effectuez l'envoi au ministère correspondant).
- 4.2 Envoi de documentation via le canal du guichet unique
Dans le cas de documents qui nous sont parvenus en personne, vous devez sélectionner le champ Guichet Unique , qui est obligatoire.
La date d'enregistrement et le numéro d'enregistrement doivent être déclarés dans les champs Date d'enregistrement et Numéro d'enregistrement . Dans ce cas, un nouveau départ n'est plus effectué, mais les informations fournies seront prises en compte.
Les informations facultatives ci-dessous doivent être remplies car elles faciliteront la gestion de la documentation soumise.
Vous devez également remplir les champs liés au transport qui sont les suivants :
- Type de transport entrant : moyen par lequel la documentation arrivera à l'organisme de destination.
- Numéro de transport entrant : Identification de l'envoi qui lui est attribué par le transporteur dans la documentation.
Il est nécessaire de renseigner les données de l'intéressé ; qui peut être un ou plusieurs (en cas de plusieurs intéressés, sur le côté droit on trouve le + pour en ajouter autant que nécessaire).
Si l'intéressé souhaite désigner un représentant, remplissez les données correspondant au représentant et indiquez qu'il s'agit d'un représentant en cochant la case correspondante.
Il est nécessaire de renseigner le champ Informations complémentaires , avec les informations suivantes :
- Documentación adjunta digitalizada , indique que la documentation papier de quelque nature que ce soit n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, le registre de destination pourra traiter électroniquement ses données et ses annexes envoyées. Cette valeur doit être vérifiée lorsque la documentation a été entièrement numérisée.
- Documentation jointe en PAPIER (ou autres supports) , il est indicatif qu'elle soit envoyée au registre de destination, documentation nécessaire au traitement sur papier. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
- Documentación adjunta digitalizada y complémentarimente en papel , il est indicatif que la documentation papier soit envoyée au registre de destination qui n'est pas nécessaire au traitement et qui a pu être numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.
