Manuel SIR 2.0 - Système d'interconnexion des enregistrements

Le système d'échange de documents avec les administrations publiques non catalanes (SIR) vise à enregistrer les communications électroniques provenant ou destinées aux administrations publiques non catalanes. Grâce à ce service, vous pouvez envoyer et accepter ou refuser les documents reçus d'autres administrations publiques en dehors de la Catalogne.

Pour pouvoir accéder à ce service, les administrations publiques catalanes n'ont besoin de passer par aucune procédure d'inscription , il suffit d'être membre de EACAT et d'avoir été informé par le Consortium AOC que le service a déjà été activé. L'activation dépend du Ministère des Finances et des Administrations Publiques et se fait par étapes ; une fois qu'il deviendra effectif, le Consortium AOC le communiquera aux organisations via EACAT et elles pourront utiliser le service.

Les conditions nécessaires pour pouvoir accéder à ce service sont :

• Avoir les autorisations du service Registry Interconnection System sur EACAT (vous pouvez le vérifier depuis EACAT > Configuration > Mon espace. Si vous ne les avez pas, votre gestionnaire d'utilisateurs EACAT peut nous les attribuer.
• Avoir un bureau intégré à SIR. Si vous ne savez pas si le vôtre possède un bureau à SIR, vous pouvez consulter la liste des bureaux intégrés à SIR . Depuis le Consortium AOC, nous enregistrons progressivement SIR les entités qui ont rejoint EACAT, mais si nous n'avons pas encore enregistré votre entité et que vous êtes intéressé à bénéficier du service, contactez simplement notre CAU et nous inclurons l'organisme dans le prochain tour que nous donner décharge. Si l'agence est un organisme du secteur public de la Generalitat, contacter le Département de la Présidence afin de gérer l'enregistrement du nouveau bureau.
• IMPORTANT : Les entités qui n'entrent pas dans le champ d'application de la loi 39/2015, réglementation en vigueur en matière d'enregistrement, ne peuvent pas être utilisateurs de SIR. Si l'entité qui souhaite utiliser SIR ne rentre pas dans le cadre subjectif de la prestation de services et doit envoyer des documents à des administrations situées en dehors de la Catalogne, elle devra le faire ou via le Registre électronique unique https:// rec.redsara.es/ soit par l'intermédiaire d'un autre bureau d'état civil (la mairie dont il dépend par exemple).

Pour pouvoir accéder au service vous devez :

1. 1. Accédez à la plateforme EACAT en nous identifiant avec le NIF et le mot de passe ou avec un certificat numérique (par exemple le T-CAT ou T-CAT P) sur eacat.cat .
   2. Accédez à la section APPLICATIONS du menu supérieur.
      
   3. Accédez à l'application SIR - Registry Exchange System
      

Pour effectuer un envoi vers n'importe quelle entité en dehors de la Catalogne, cliquez sur "Nouvelle inscription".

Indiquez quel est le bureau d'enregistrement de destination auquel vous souhaitez vous rendre (un texte prédictif est disponible dans la liste déroulante et un moteur de recherche pour filtrer les bureaux par nom, province, communauté autonome et niveau administratif) :

IMPORTANT : Seuls les bureaux inclus dans SIR pour la réception apparaissent dans le moteur de recherche. Si le bureau de destination opère uniquement la modalité « Émission » à partir de SIR, il n'est pas possible de leur envoyer de documentation et vous devrez contacter l'agence de destination pour savoir comment lui envoyer la documentation.

Choisissez Inter-administratif ou Face-à-face comme type de règlement, selon l'origine de la remise.

• 4.1 Envoi de documentation entre administrations
  S'il s'agit d'un document envoyé entre administrations, vous devez sélectionner le champ Interadministrativo , qui est obligatoire.
  Afin de gérer plus facilement la documentation envoyée, les champs suivants doivent être renseignés :

  • Référence externe : toute référence que l'organisme de destination a besoin de connaître et qui est connue du demandeur (par exemple, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de reçu sur lequel un certain montant est réclamé, etc.)
  • Numéro de dossier : Numéro de dossier auquel appartient la documentation/le sujet traité. Il convient de s'efforcer de demander que ce code soit communiqué afin que le traitement automatisé du règlement à destination soit possible.
  • Código de asunto según destino : codification du sujet dans la destination, si la demande comprend ces données. Les demandes doivent tenter de signaler ce code pour permettre le traitement automatisé du règlement à destination.

  Concernant la documentation à envoyer, il est nécessaire de remplir le champ d'informations complémentaires ; dont la liste déroulante propose différentes options :

  • Documentación adjunta digitalizada , il est indicatif que la documentation papier, quelle qu'elle soit, n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, elle peut être traitée électroniquement avec les données et annexes envoyées. Cette valeur doit être vérifiée lorsque la documentation a été entièrement numérisée.
  • Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , il est indicatif que la documentation nécessaire au traitement sur papier soit envoyée au registre de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
  • Documentación adjunta digitalizada y complémentarimente en papel , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination, qui n'est pas nécessaire au traitement, et qui a pu être numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

  De manière générale, il convient de garder à l'esprit que tous les règlements envoyés doivent être accompagnés de la documentation numérisée jointe, à l'exception des cas où cela n'est pas possible, comme par exemple :

  1. S'il s'agit d'une enveloppe scellée avec une offre.
  2. S'il s'agit d'un format non A4, comment peut-il s'agir d'une feuille roulée.
  3. Si la documentation est reliée, comme un livre
  4. Si la documentation a été soumise sur un périphérique de stockage, tel qu'un CD ou une mémoire externe.
  5. Si le volume du document ne le permet pas, rappelez-vous que les règlements ne prennent en charge qu'un volume maximum de pièces jointes de 15 Mo. Dans ces cas, le règlement est effectué et les documents joints sont ensuite envoyés par courrier. Une fois reçue cette documentation, le séquestre confirmera le règlement. Il est recommandé d'envoyer, avec la documentation jointe sur papier, la preuve de règlement où sera indiqué le numéro d'enregistrement, et de cette manière il sera facile d'identifier à quel règlement correspond la documentation reçue.

  N'oubliez pas que si toutes les pièces jointes ne peuvent pas être numérisées, tout est envoyé sur papier.

  Les envois se font toujours au Bureau de l'unité de destination (et non à l'Unité, même si elle est physiquement plus proche de mon institution) ; si ce n’est pas le cas, le bureau ne saura pas que les documents papier sont arrivés et ne pourra pas confirmer le règlement.

  Si vous ne trouvez pas l'organisme destinataire auquel vous souhaitez effectuer un envoi, adressez-le à l'organisme dont il dépend hiérarchiquement (par exemple, si vous ne trouvez pas de direction générale de la Communauté de Madrid, effectuez l'envoi au ministère correspondant).

  

• 4.2 Envoi de documentation via le canal du guichet unique

S'il s'agit d'une documentation qui nous est parvenue en personne, vous devez sélectionner le champ Guichet unique , qui est obligatoire.

La date d'enregistrement et le numéro d'enregistrement doivent être déclarés dans les champs Date d'enregistrement et Numéro d'enregistrement . Dans ce cas, un nouveau départ n'est plus effectué, mais les informations fournies seront prises en compte.

Les informations facultatives suivantes doivent être remplies car elles faciliteront la gestion de la documentation soumise.

Vous devez également remplir les champs liés au transport qui sont les suivants :

• Type de transport entrant : moyen par lequel la documentation arrivera à l'organisme de destination.
• Numéro de transport entrant : Identification de l'envoi qui lui est attribué par le transporteur dans la documentation.

Il est nécessaire de renseigner les données de l'intéressé ; qui peut être un ou plusieurs (dans le cas de plusieurs intéressés, sur le côté droit on trouve le + pour en ajouter autant que nécessaire).

Si l'intéressé souhaite désigner un représentant, remplissez les données correspondant au représentant et indiquez qu'il s'agit d'un représentant en cochant la case correspondante.

Il est nécessaire de renseigner le champ Informations complémentaires , avec les informations suivantes :

• • Documentación adjunta digitalizada , indique que la documentation papier de quelque nature que ce soit n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, le registre de destination pourra traiter électroniquement ses données et ses annexes envoyées. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée.
  • Documentation jointe en PAPIER (ou autres supports) , il est indicatif qu'elle soit envoyée au registre de destination, documentation nécessaire au traitement sur papier. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
  • Documentación adjunta digitalizada y complémentarimente en papel , il est indicatif que la documentation papier soit envoyée au registre de destination qui n'est pas nécessaire au traitement et qui a pu être numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

• 5.1 Comment accéder aux fonds reçus ?

Pour voir les envois qui nous ont été effectués, nous accédons à l'application et par défaut on nous montre déjà les procédures reçues, dans les différents états dans lesquels ils peuvent être (En attente de confirmation, Accepté, Rejeté ou Transféré).

Dans cette liste d'envois, à côté de la colonne Statut, nous trouverons une icône qui indique le type de documentation associée à l'échange de registre :

Cette information a une signification selon l'icône :

5.2 Que pouvons-nous faire de ces messages reçus ?

Pour nous faciliter la recherche de colonies, nous pouvons utiliser le filtre des colonies, par unité d'origine, partie intéressée, date d'enregistrement, type de colonie, entre autres.

Il est nécessaire de saisir quotidiennement ce bac pour vérifier si la nôtre a des demandes en statut En attente . Lorsque nous accédons à l'une des transmissions en statut En attente, en cliquant sur la transmission en question, les différentes options que nous offre le protocole de connexion avec ce système sont les suivantes :

• • • Confirmer l'inscription : Si l'inscription est acceptée , une inscription est effectuée dans le registre de l'entité de destination et le message d'acceptation correspondant avec le numéro d'enregistrement d'entrée de l'entité de destination est envoyé à notre origine. Vous devez vous assurer que nous sommes le destinataire avant de procéder à l'acceptation. Pour accepter une transmission, cliquez simplement sur le bouton Accepter
    • Rejeter l'enregistrement : Si le règlement est rejeté, une inscription n'est PAS faite dans le registre de l'entité de destination, et le statut de ce règlement/document est envoyé - comme rejeté - à l'entité d'origine, pour cela la direction avec l'intéressé correspondant faire la fête. Vous devez indiquer un motif de refus (en espagnol). Nous ne pouvons rejeter les soumissions que pour les raisons suivantes :
      • Rendez-le illisible.
      • Que mon entité n'est pas le destinataire et que l'entité de destination correcte n'est pas enregistrée dans SIR.
      • Que nous ne savons pas qui devrait être l’entité de destination.

    Pour rejeter une soumission, cliquez simplement sur le bouton Rejeter et ajoutez un motif de rejet.

    • Enregistrement anticipé : C'est l'option que nous devons utiliser chaque fois que l'envoi n'est pas de notre part. Si le règlement est transmis, aucune inscription n'est faite dans le registre de l'entité de destination et le versement est envoyé à une nouvelle entité de destination, qui doit être enregistrée dans SIR pour qu'elle puisse être destinataire. L'entité d'origine doit être informée qu'elle a été transmise à une autre entité. De plus, le motif du transfert doit être indiqué (en espagnol lors du transfert vers une administration non catalane). C'est l'option que nous devons utiliser chaque fois que l'envoi n'est pas de notre part.

    Pour renvoyer une soumission, cliquez simplement sur le bouton Renvoyer l'inscription :

    

  • Lorsqu'un statut d'envoi est modifié, cela nous ramène à la liste des envois, avec le statut de l'envoi mis à jour modifié.
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