Comme indiqué dans le « Guide fonctionnel pour les bureaux d'enregistrement. Système d'Interconnexion des Registres (SIR) » -à la page 10-, il est nécessaire de placer le sceau du bureau d'enregistrement d'origine AVANT SA NUMÉRISATION, en indiquant la date et l'heure de présentation.
Par exemple, un bureau d'enregistrement d'origine d'une mairie qui reçoit un règlement correspondant à une certaine procédure, qui est accompagné d'un document justifiant un paiement. Ce document ci-joint pouvant être utilisé par la suite pour un usage abusif, le bureau d'enregistrement doit le tamponner en indiquant la date et l'heure de dépôt, avant qu'il ne soit numérisé.