Manuel SIR - Interconnexion System of Records

1. Qu'est-ce que le SIR ?

Le système d'échange d'enregistrements avec les administrations publiques non catalanes (SIR) vise à enregistrer les communications télématiques en provenance ou à destination des administrations publiques non catalanes. Grâce à ce service, vous pouvez envoyer et accepter ou rejeter les enregistrements reçus d'autres administrations publiques en dehors de la Catalogne.

Pour pouvoir accéder à ce service, les administrations publiques catalanes n'ont besoin de passer par aucun processus d'enregistrement , il vous suffit d'être membre de l'EACAT et d'avoir été informé par le Consortium AOC que le service a déjà été activé. L'activation dépend du Ministère des Finances et des Administrations Publiques et se fait par étapes ; une fois qu'il sera effectif, le Consortium AOC le communiquera aux entités via EACAT et elles pourront utiliser le service.

2. Conditions nécessaires pour accéder au SIR

Les conditions nécessaires pour pouvoir accéder à ce service sont :

  • Avoir des autorisations pour le service Sistema de Interconexión de Registros dans EACAT (vous pouvez le vérifier depuis EACAT > Configuration > Mon espace. Si vous ne les avez pas, votre gestionnaire d'utilisateurs EACAT peut nous les attribuer.
  • Avoir un bureau intégré dans SIR. Si vous ne savez pas si le vôtre a un bureau au SIR, vous pouvez consulter la liste des bureaux intégrés au SIR . Depuis le Consortium AOC, nous enregistrons progressivement les entités qui ont rejoint l'EACAT auprès du SIR, mais si nous n'avons pas encore enregistré votre entité et que vous êtes intéressé par le service, contactez simplement notre CAU et nous inclurons l'organisme au prochain tour qui nous donnons décharge. Si l'agence est un organisme du secteur public de la Generalitat, contactez le Département de la Présidence afin de gérer l'enregistrement du nouveau bureau.
  • IMPORTANT : Les entités qui ne relèvent pas du champ d'application de la loi 39/2015, réglementation en vigueur sur l'enregistrement, ne peuvent pas être des utilisateurs du SIR. Si l'entité qui souhaite utiliser le SIR ne rentre pas dans le cadre subjectif de la prestation de services et doit envoyer des documents à des administrations extérieures à la Catalogne, elle devra le faire ou via le Registre électronique unique https:// rec.redsara.es/ soit par l'intermédiaire d'un autre bureau d'état civil (la mairie dont vous dépendez par exemple).

3. Accès au service

Pour pouvoir accéder au service, vous devez :

    1. Accédez à la plateforme EACAT en nous identifiant avec le NIF et le mot de passe ou avec un certificat numérique (par exemple le T-CAT ou T-CAT P) sur eacat.cat .
    2. Accédez à la section APPLICATIONS du menu supérieur.
    3. Accéder à l'application SIR - Registry Exchange System
4. Envoi d'une nouvelle inscription

Pour effectuer un envoi vers n'importe quelle entité en dehors de la Catalogne, cliquez sur "Nouvel enregistrement"

Indiquez quel est le bureau d'enregistrement de destination auquel vous souhaitez vous rendre (un texte prédictif est disponible dans le menu déroulant, et un moteur de recherche pour filtrer les bureaux par nom, province, communauté autonome et niveau administratif) :

IMPORTANT : Seuls les bureaux intégrés dans SIR pour l'accueil apparaissent dans le moteur de recherche. Si le bureau de destination n'opère que la modalité "Émission" à partir du SIR, il n'est pas possible de lui envoyer de documentation et vous devrez contacter l'entité de destination pour savoir comment lui adresser la documentation.

Choisissez Inter-administratif ou Face-à-face comme type de règlement, selon l'origine de la remise.

  • 4.1 Envoi de documentation entre administrations
    S'il s'agit d'un document transmis entre administrations, vous devez sélectionner le champ Interadministrativo , qui est obligatoire.
    Afin de gérer plus facilement la documentation envoyée, les champs suivants doivent être renseignés :
    • Référence externe : toute référence que l'organisme de destination doit connaître et qui est connue du demandeur (par exemple, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de reçu à partir duquel un certain montant est réclamé, etc.)
    • Numéro de dossier : Numéro de dossier auquel appartient la documentation/l'affaire traitée. Une tentative doit être faite pour les demandes afin de permettre la déclaration de ce code afin que le traitement automatisé du règlement à destination soit possible.
    • Código de asunto según destino : codification du sujet dans la destination, si la demande inclut ces données. Les demandes doivent tenter de signaler ce code pour permettre le traitement automatisé du règlement à destination.

    En ce qui concerne la documentation qui est envoyée, il est nécessaire de remplir le champ d'information complémentaire ; dont la liste déroulante propose différentes options :

    • Documentación adjunta digitalizada , il est indicatif que la documentation papier de toute nature n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, celle-ci peut être traitée électroniquement avec les données et les annexes envoyées. Cette valeur doit être vérifiée lorsque la documentation a été entièrement scannée.
    • Documentación adjunta en soporte PAPER (u otros soportes) , il est indicatif que la documentation nécessaire au traitement sur papier est envoyée au registre de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
    • Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papier , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination, qui n'est pas nécessaire au traitement, et qui a pu être numérisée en toute validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement scannée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

    En général, il convient de garder à l'esprit que tous les règlements qui sont envoyés doivent être accompagnés de la documentation numérisée jointe, à l'exception des cas où cela n'est pas possible, comme par exemple :

    1. S'il s'agit d'une enveloppe scellée avec une offre.
    2. S'il s'agit d'un format non A4, comment peut-il s'agir d'une feuille roulée.
    3. Si la documentation est reliée, comme un livre
    4. Si la documentation a été soumise sur un périphérique de stockage, tel qu'un CD ou une mémoire externe.
    5. Si le volume du document ne le permet pas, rappelez-vous que les règlements ne supportent qu'un volume de pièce jointe maximum de 15Mb. Dans ces cas, le règlement est effectué et la documentation jointe est ensuite envoyée par la poste. Une fois reçue, cette documentation est le moment où le séquestre confirmera le règlement. Il est recommandé d'envoyer, avec la documentation jointe sur papier, la preuve de règlement où le numéro d'enregistrement sera indiqué, et ainsi il sera facile d'identifier à quel règlement correspond la documentation reçue.

    N'oubliez pas que si toutes les pièces jointes ne peuvent pas être numérisées, tout est envoyé sur papier.

    Les envois se font toujours au Bureau de l'unité de destination (pas à l'Unité, même si celle-ci est physiquement plus proche de mon établissement) ; si ce n'est pas le cas, le bureau ne saura pas que la documentation papier est arrivée et ne sera pas en mesure de confirmer le règlement.

    Si vous ne trouvez pas le destinataire auquel vous souhaitez faire un envoi, adressez-vous à l'organisme dont il dépend hiérarchiquement (par exemple, si vous ne trouvez pas une Direction générale de la Communauté de Madrid, faites l'envoi au ministère correspondant).

  • 4.2 Envoi de la documentation via le canal du Guichet Unique

Dans le cas d'une documentation qui nous est parvenue en personne, vous devez sélectionner le champ Guichet Unique , qui est obligatoire.

La date d'enregistrement et le numéro d'enregistrement doivent être déclarés dans les champs Date d'enregistrement et Numéro d'enregistrement. Dans ce cas, un nouveau check-out n'est plus effectué, mais les informations fournies seront prises en compte.

Les informations facultatives ci-dessous doivent être renseignées car elles faciliteront la gestion de la documentation soumise.

Vous devez également renseigner les champs liés au transport, qui sont les suivants :

  • Type de transport entrant : moyen par lequel la documentation arrivera à l'organisme de destination.
  • Numéro de transport entrant : Identification de l'expédition qui lui est attribuée par le transporteur dans la documentation.

Il est nécessaire de remplir les données de l'intéressé; qui peut être un ou plusieurs (en cas de plusieurs parties intéressées, sur le côté droit, nous trouvons le + pour en ajouter autant que nécessaire).

Si l'intéressé souhaite désigner un représentant, remplissez les données correspondant au représentant et indiquez qu'il s'agit d'un représentant en cochant la case correspondante.

Il est nécessaire de renseigner le champ Informations Complémentaires , avec les informations suivantes :

    • Documentación adjunta digitalizada , indique que la documentation papier de quelque nature que ce soit n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, le registre de destination pourra traiter électroniquement ses données et ses annexes envoyées. Cette valeur doit être vérifiée lorsque la documentation a été entièrement scannée.
    • Pièces jointes en PAPIER (ou autres supports) , il est indicatif qu'il est envoyé au registre de destination, documentation nécessaire au traitement sur papier. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
    • Documentación adjunta digitalizada y complementarimente en papier , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination qui n'est pas nécessaire au traitement et qui a pu être numérisée en toute validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement scannée, mais ne s'applique pas au retour au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

5. Gestion des remises reçues
  • 5.1 Comment accéder aux remises reçues ?

Pour voir les envois qui nous ont été faits, nous accédons à l'application et par défaut on nous montre déjà les procédures reçues, dans les différents états dans lesquels elles peuvent être (en attente de confirmation, acceptée, rejetée ou transmise).

Dans cette liste d'envois, à côté de la colonne Statut, nous trouverons une icône indiquant le type de documentation associée à l'échange de registre :

Cette information a une signification selon l'icône :

5.2 Que faire de ces messages reçus ?

Pour nous faciliter la recherche de colonies, nous pouvons utiliser le filtre des colonies, par unité d'origine, partie intéressée, date d'enregistrement, type de colonie, entre autres.

Il est nécessaire de saisir quotidiennement ce bac pour vérifier si notre demande est en attente . Lorsque nous accédons à l'une des transmissions en attente, en cliquant sur la transmission en question, les différentes options que nous offre le protocole de connexion avec ce système sont les suivantes :

      • Confirmer l'inscription : Si l'inscription est acceptée , une inscription est effectuée dans le registre de l'entité de destination et le message d'acceptation correspondant avec le numéro d'inscription de l'entité de destination est envoyé à notre origine. Vous devez être sûr que nous sommes le destinataire avant de procéder à l'acceptation. Pour accepter une transmission, cliquez simplement sur le bouton Accepter
      • Rejeter l'enregistrement : Si le règlement est rejeté, une inscription n'est PAS effectuée dans le registre de l'entité de destination, et le statut de ce règlement/document est envoyé - comme rejeté - à l'entité source, pour cela la gestion avec l'intéressé correspondant faire la fête. Vous devez indiquer un motif de refus (en espagnol). Nous ne pouvons rejeter les soumissions que pour les raisons suivantes :
        • Rendez-le illisible.
        • Que mon entité n'est pas le destinataire et que l'entité de destination correcte n'est pas enregistrée auprès du SIR.
        • Que nous ne savons pas qui devrait être l'entité de destination.

      Pour rejeter une soumission, cliquez simplement sur le bouton Rejeter et ajoutez un motif de rejet.

      • Renvoyer l'enregistrement : C'est l'option que nous devons utiliser chaque fois que l'envoi n'est pas par nous. Si le règlement est transmis, une inscription n'est PAS effectuée dans le registre de l'entité de destination et l'envoi est envoyé à une nouvelle entité de destination, qui doit être enregistrée auprès du SIR pour pouvoir être destinataire. L'entité d'origine doit être informée qu'elle a été transmise à une autre entité. També, s'ha d'indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). C'est l'option que nous devons utiliser chaque fois que l'envoi n'est pas par nous.

      Pour renvoyer une soumission, cliquez simplement sur le bouton Renvoyer l'inscription :

    • Lorsqu'un statut d'envoi est modifié, cela nous ramène à la liste des envois, avec le statut de l'envoi mis à jour modifié.
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