Handbuch SIR 2.0 – Interconnection System of Records

Das System zum Austausch von Aufzeichnungen mit nicht-katalonischen öffentlichen Verwaltungen (SIR) zielt darauf ab, telematische Kommunikation zu registrieren, die von nicht-katalonischen öffentlichen Verwaltungen stammt oder für diese bestimmt ist. Über diesen Dienst können Sie von anderen öffentlichen Verwaltungen außerhalb Kataloniens erhaltene Unterlagen senden und annehmen oder ablehnen.

Um auf diesen Dienst zugreifen zu können, müssen die katalanischen öffentlichen Verwaltungen keinen Registrierungsprozess durchlaufen . Sie müssen lediglich Mitglied von EACAT sein und vom Konsortium AOC darüber informiert werden, dass der Dienst bereits aktiviert wurde. Die Aktivierung hängt vom Ministerium für Finanzen und öffentliche Verwaltung ab und erfolgt stufenweise; Sobald es in Kraft tritt, wird das AOC-Konsortium es den Organisationen über EACAT mitteilen und sie können den Dienst nutzen.

Die notwendigen Voraussetzungen , um auf diesen Dienst zugreifen zu können, sind:

• Sie benötigen Berechtigungen vom Registry Interconnection System- Dienst unter EACAT (Sie können diese unter EACAT > Konfiguration > Mein Bereich überprüfen). Wenn Sie nicht über diese verfügen, kann Ihr EACAT-Benutzermanager sie uns zuweisen.
• Haben Sie ein integriertes Büro in SIR. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Unternehmen ein Büro in SIR hat, können Sie die Liste der integrierten Büros in SIR einsehen. Vom AOC-Konsortium aus registrieren wir nach und nach SIR die Entitäten, die EACAT beigetreten sind. Wenn wir Ihre Entität jedoch noch nicht registriert haben und Sie an der Dienstleistung interessiert sind, wenden Sie sich einfach an unsere CAU und wir werden den Organismus in der nächsten Runde, die wir durchführen, aufnehmen Entlastung geben. Wenn es sich bei der Agentur um eine Einrichtung des öffentlichen Sektors der Generalitat handelt, wenden Sie sich an die Präsidialabteilung , um die Registrierung des neuen Büros zu verwalten.
• WICHTIG : Unternehmen, die nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes 39/2015 und der geltenden Registrierungsvorschriften fallen, können keine Benutzer von SIR sein. Wenn das Unternehmen, das SIR nutzen möchte, nicht in den subjektiven Umfang der Leistungserbringung passt und Unterlagen an Verwaltungen außerhalb Kataloniens senden muss, muss es dies tun, oder über das einheitliche elektronische Register https://rec.redsara.es/ oder über ein anderes Standesamt (zum Beispiel das Rathaus, von dem es abhängt).

Um auf den Dienst zugreifen zu können, müssen Sie:

1. 1. Greifen Sie auf die EACAT-Plattform zu und identifizieren Sie uns mit der NIF und dem Passwort oder mit einem digitalen Zertifikat (z. B. T-CAT oder T-CAT P) unter eacat.cat .
   2. Greifen Sie auf den Abschnitt ANWENDUNGEN im oberen Menü zu.
      
   3. Greifen Sie auf die Anwendung SIR - Registry Exchange System zu
      

Um eine Lieferung an ein Unternehmen außerhalb Kataloniens durchzuführen, klicken Sie auf „Neue Registrierung“.

Geben Sie an, zu welcher Zielregistrierungsstelle Sie gehen möchten (im Dropdown-Menü ist ein Vorhersagetext und eine Suchmaschine zum Filtern der Ämter nach Name, Provinz, autonomer Gemeinschaft und Verwaltungsebene verfügbar):

WICHTIG: In der Suchmaschine werden nur die Büros angezeigt, die in SIR für Empfang enthalten sind. Wenn das Zielbüro nur die „Issue“-Modalität ab SIR betreibt, ist es nicht möglich, ihm Unterlagen zuzusenden, und Sie müssen sich an das Zielbüro wenden, um herauszufinden, wie Sie ihm die Unterlagen zusenden können.

Wählen Sie je nach Herkunft der Überweisung als Abwicklungsart „Interadministrativ“ oder „Face-to-Face“.

• 4.1 Übermittlung von Unterlagen zwischen Verwaltungen
  Wenn es sich um ein Dokument handelt, das zwischen Verwaltungen gesendet wird, müssen Sie das Feld „Interadministrativo“ auswählen, das obligatorisch ist.
  Um die zugesandte Dokumentation einfacher verwalten zu können, müssen folgende Felder gemeldet werden:

  • Externe Referenz : jede Referenz, die die Bestimmungsstelle kennen muss und die dem Antragsteller bekannt ist (z. B. Fahrzeugkennzeichen, Belegnummer, von der ein bestimmter Betrag gefordert wird usw.)
  • Aktenzeichen : Aktenzeichen, zu dem die zu behandelnde Dokumentation/Angelegenheit gehört. Bei Anfragen sollte versucht werden, die Meldung dieses Codes zu ermöglichen, damit eine automatisierte Abwicklung der Abwicklung am Bestimmungsort möglich ist.
  • Código de asunto según destino : Kodierung des Betreffs im Ziel, wenn die Anfrage diese Daten enthält. Bei Anfragen sollte versucht werden, diesen Code zu melden, um eine automatisierte Abwicklung der Abwicklung am Bestimmungsort zu ermöglichen.

  Bezüglich der zu versendenden Unterlagen ist es erforderlich, das Feld „Ergänzende Informationen“ auszufüllen; dessen Dropdown-Menü verschiedene Optionen bietet:

  • Documentación adjunta digitalizada weist darauf hin, dass Papierdokumente jeglicher Art NICHT an das Zielregister gesendet werden und diese daher mit den gesendeten Daten und Anhängen elektronisch verarbeitet werden können. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation vollständig gescannt wurde.
  • Documentación adjunta en soporte PAPER (u.otros portes) , es ist bezeichnend, dass die für die Verarbeitung auf Papier erforderlichen Unterlagen an das Zielregister gesendet werden. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation aus technischen, rechtlichen oder funktionalen Gründen nicht gescannt werden kann.
  • Bei der zusätzlich digitalisierten und komplementären Dokumentation in Papierform ist es bezeichnend, dass Papierdokumente an das Bestimmungsregister übermittelt werden, die für die Bearbeitung nicht erforderlich sind und mit voller Gültigkeit digitalisiert werden konnten. Die Übermittlung dieser Unterlagen erfolgt ausschließlich aus Gründen der Zuständigkeit und der Aufbewahrung des Papiers durch die Bestimmungsstelle. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation vollständig gescannt wurde, gilt jedoch nicht für die Rückgabe an den Bürger und muss an die Bestimmungsstelle gesendet werden.

  Generell ist zu beachten, dass allen übermittelten Abrechnungen die digitalisierte Dokumentation beigefügt sein muss, mit Ausnahme der Fälle, in denen dies nicht möglich ist, wie zum Beispiel:

  1. Wenn es sich um einen versiegelten Umschlag mit einem Angebot handelt.
  2. Wenn es sich um ein Nicht-A4-Format handelt, wie kann es dann ein gerolltes Blatt sein?
  3. Wenn die Dokumentation gebunden ist, beispielsweise ein Buch
  4. Wenn die Dokumentation auf einem Speichermedium, beispielsweise einer CD oder einem externen Speicher, übermittelt wurde.
  5. Wenn das Volumen des Dokuments dies nicht zulässt, denken Sie daran, dass Abrechnungen nur ein maximales Anhangvolumen von 15 MB unterstützen. In diesen Fällen erfolgt die Abrechnung und die anschließende Zusendung der beigefügten Unterlagen per Post. Sobald der Empfänger diese Unterlagen erhalten hat, bestätigt er die Abrechnung. Es wird empfohlen, zusammen mit den beigefügten Unterlagen in Papierform den Abrechnungsnachweis mit Angabe der Registrierungsnummer einzusenden. Auf diese Weise lässt sich leicht erkennen, zu welcher Abrechnung die erhaltenen Unterlagen gehören.

  Bitte beachten Sie, dass, wenn nicht alle Anhänge digitalisiert werden können, alles auf Papier versendet wird.

  Sendungen erfolgen immer an das Büro der Zieleinheit (nicht an die Einheit, auch wenn diese physisch näher an meiner Einrichtung liegt); Ist dies nicht der Fall, erfährt das Büro nicht, dass die Papierdokumente eingetroffen sind, und kann die Abrechnung nicht bestätigen.

  Wenn Sie die Empfängerstelle, an die Sie die Sendung senden möchten, nicht finden können, wenden Sie sich an die Stelle, von der sie hierarchisch abhängig ist (wenn Sie beispielsweise keine Generaldirektion der Autonomen Gemeinschaft Madrid finden, senden Sie die Sendung an das entsprechende Ministerium).

  

• 4.2 Senden von Dokumentation über den Single Window-Kanal

Handelt es sich um Unterlagen, die uns persönlich zugegangen sind, müssen Sie das Pflichtfeld Einzelfenster auswählen.

In den Feldern „Registrierungsdatum“ und „Registrierungsnummer“ müssen das Registrierungsdatum und die Registrierungsnummer angegeben werden. In diesem Fall erfolgt keine erneute Kaufabwicklung mehr, die gemachten Angaben werden jedoch berücksichtigt.

Die folgenden optionalen Informationen müssen ausgefüllt werden, da sie die Verwaltung der eingereichten Unterlagen erleichtern.

Sie müssen auch die folgenden Felder im Zusammenhang mit dem Transport ausfüllen:

• Art des eingehenden Transports : Mittel, mit dem die Dokumentation am Zielort ankommt.
• Eingehende Transportnummer : Identifikation der Sendung, die ihr vom Spediteur in der Dokumentation zugewiesen wurde.

Es ist notwendig, die Daten des Interessenten einzugeben; Dabei kann es sich um eine oder mehrere handeln (bei mehr als einem Interessenten finden wir auf der rechten Seite das +, um so viele wie nötig hinzuzufügen).

Wenn der Interessent einen Vertreter ernennen möchte, geben Sie die entsprechenden Daten des Vertreters ein und geben Sie an, dass es sich um einen Vertreter handelt, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen.

Es ist notwendig, das Feld „Zusätzliche Informationen“ mit den folgenden Informationen zu füllen:

• • Documentación adjunta digitalizada weist darauf hin, dass Papierdokumente jeglicher Art NICHT an das Zielregister gesendet werden und das Zielregister daher seine Daten und gesendeten Anhänge elektronisch verarbeiten kann. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation vollständig gescannt wurde.
  • Die beigefügte Dokumentation in PAPIER (oder auf anderen Trägern) weist darauf hin, dass sie an das Zielregister gesendet wird. Die für die Bearbeitung auf Papier erforderlichen Unterlagen sind erforderlich. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation aus technischen, rechtlichen oder funktionalen Gründen nicht gescannt werden kann.
  • Bei der zusätzlich digitalisierten und komplementären Dokumentation in Papierform ist es bezeichnend, dass Papierdokumente an das Bestimmungsregister übermittelt werden, die für die Bearbeitung nicht erforderlich sind und mit voller Gültigkeit digitalisiert werden konnten. Die Übermittlung dieser Unterlagen erfolgt ausschließlich aus Gründen der Zuständigkeit und der Aufbewahrung des Papiers durch die Bestimmungsstelle. Dieser Wert muss markiert werden, wenn die Dokumentation vollständig gescannt wurde, gilt jedoch nicht für die Rückgabe an den Bürger und muss an die Bestimmungsstelle gesendet werden.

• 5.1 Wie kann ich auf die erhaltenen Überweisungen zugreifen?

Um die Sendungen zu sehen, die an uns gesendet wurden, greifen wir auf die Anwendung zu und standardmäßig werden uns bereits die eingegangenen Sendungen in den verschiedenen Status angezeigt, in denen sie sich befinden können (Bestätigung ausstehend, Akzeptiert, Abgelehnt oder Weitergeleitet).

In dieser Sendungsliste finden wir neben der Spalte „Status“ ein Symbol, das die Art der mit dem Registrierungsaustausch verbundenen Dokumentation angibt:

Diese Informationen haben je nach Symbol eine Bedeutung:

5.2 Was können wir mit diesen empfangenen Nachrichten tun?

Um uns die Suche nach Siedlungen zu erleichtern, können wir den Siedlungsfilter verwenden, unter anderem nach Herkunftseinheit, Interessent, Registrierungsdatum, Art der Siedlung.

Es ist notwendig, dieses Fach täglich zu betreten, um zu prüfen, ob bei uns Anfragen im Status „ Ausstehend “ vorliegen. Wenn wir auf eine der Übertragungen im Status „Ausstehend“ zugreifen, indem wir auf die betreffende Übertragung klicken, stehen uns folgende verschiedene Optionen zur Verfügung, die uns das Verbindungsprotokoll mit diesem System bietet:

• • • Registrierung bestätigen : Wenn die Eintragung angenommen wird, erfolgt ein Eintrag im Register der Zieleinheit und die entsprechende Annahmenachricht mit der Eintragungsregistrierungsnummer der Zieleinheit wird an unseren Ursprungsort gesendet Sie müssen sich vor der Annahme vergewissern, dass wir der Empfänger sind. Um eine Übertragung zu akzeptieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Akzeptieren“ .
    • Registrierung ablehnen : Wenn die Abrechnung abgelehnt wird, erfolgt KEINE Eintragung in das Register des Zielunternehmens und der Status dieser Abrechnung/dieses Dokuments wird als „abgelehnt“ an das Quellunternehmen gesendet, das die Geschäftsführung mit dem entsprechenden Interessenten teilt Party. Sie müssen einen Grund für die Ablehnung angeben (auf Spanisch). Wir können Einsendungen nur aus folgenden Gründen ablehnen:
      • Machen Sie es unleserlich.
      • Dass meine Entität nicht der Empfänger ist und die richtige Zielentität nicht in SIR registriert ist.
      • Dass wir nicht wissen, wer die Entität des Ziels sein sollte.

    Um eine Einreichung abzulehnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Ablehnen“ und geben Sie einen Grund für die Ablehnung an.

    • Vorwärtsregistrierung: Dies ist die Option, die wir immer dann nutzen müssen, wenn die Sendung nicht von uns stammt. Bei einer Weiterleitung der Abrechnung erfolgt KEINE Eintragung in das Register des Zielunternehmens und die Überweisung wird an ein neues Zielunternehmen gesendet, das in SIR registriert sein muss, damit es Empfänger sein kann. Der Absender muss über die Weiterleitung an eine andere Stelle informiert werden. Außerdem muss ein Grund für die Weiterleitung angegeben werden (auf Spanisch bei Weiterleitung an eine nicht-katalanische Verwaltung). Dies ist die Option, die wir immer dann nutzen müssen, wenn die Sendung nicht bei uns ist.

    Um eine Einreichung erneut zu senden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Registrierung erneut senden“:

    

  • Wenn der Status einer Sendung geändert wird, kehren wir zur Sendungsliste zurück, wobei der Status der aktualisierten Sendung geändert wird.
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