لإجراء شحنة إلى أي جهة خارج كاتالونيا، انقر على "تسجيل جديد"
حدد مكتب التسجيل الوجهة الذي تريد الذهاب إليه (يتوفر النص التنبؤي في القائمة المنسدلة، ومحرك بحث لتصفية المكاتب حسب الاسم والمقاطعة والمجتمع المستقل والمستوى الإداري):
اختر بين الإدارة أو وجهًا لوجه كنوع التسوية، اعتمادًا على أصل التحويل.
- 1.4 إرسال الوثائق بين الإدارات
إذا كانت وثيقة مرسلة بين الإدارات، فيجب عليك تحديد الحقل Interadministrativo ، وهو أمر إلزامي.
من أجل إدارة الوثائق التي يتم إرسالها بسهولة أكبر، يجب الإبلاغ عن الحقول التالية:- المرجع الخارجي : أي مرجع تحتاج الجهة الوجهة إلى معرفته ويعرفه مقدم الطلب (على سبيل المثال، رقم تسجيل المركبة، رقم الإيصال الذي يطالب منه بمبلغ معين، إلخ).
- رقم الملف : رقم الملف الذي ينتمي إليه التوثيق/الأمر الذي يتم التعامل معه. يجب إجراء محاولة لطلبات السماح بالإبلاغ عن هذا الرمز بحيث يكون من الممكن التعامل الآلي مع التسوية في الوجهة.
- Código de asunto según destino : تدوين الموضوع في الوجهة، إذا كان الطلب يتضمن هذه البيانات. يجب أن تحاول الطلبات الإبلاغ عن هذا الرمز لتمكين المعالجة الآلية للتسوية في الوجهة.
فيما يتعلق بالوثائق التي يتم إرسالها، من الضروري ملء حقل المعلومات التكميلية؛ توفر القائمة المنسدلة خيارات مختلفة:
- Documentación adjunta digitalizada ، يشير إلى أن الوثائق الورقية من أي نوع لا يتم إرسالها إلى سجل الوجهة، وبالتالي، يمكن معالجتها إلكترونيًا باستخدام البيانات والمرفقات المرسلة. يجب وضع علامة على هذه القيمة عند مسح الوثائق ضوئيًا بالكامل.
- Documentación adjunta en soporte PAPER (u tros soportes) ، يشير إلى أن الوثائق اللازمة للمعالجة على الورق يتم إرسالها إلى سجل الوجهة. يجب وضع علامة على هذه القيمة عندما لا يمكن مسح المستندات ضوئيًا لأسباب فنية أو قانونية أو وظيفية.
- Documentación adjunta digitalizada y التكميلي en papel ، يشير إلى أن الوثائق الورقية يتم إرسالها إلى سجل الوجهة، وهو أمر غير ضروري للمعالجة، والذي كان من الممكن رقمنته بكامل صلاحيته. يتم إرسال هذه الوثائق فقط لأسباب تتعلق بالكفاءة وحفظ الورقة من قبل الجهة الوجهة. يجب وضع علامة على هذه القيمة عند مسح الوثائق ضوئيًا بالكامل، ولكنها لا تنطبق على العودة إلى المواطن ويجب إرسالها إلى الجهة الوجهة.
بشكل عام، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن جميع التسويات التي يتم إرسالها يجب أن تكون مرفقة بالوثائق الرقمية، باستثناء الحالات التي لا يكون ذلك ممكنا، مثل على سبيل المثال:
- إذا كان ظرفًا مختومًا به عرض.
- إذا كان بتنسيق غير A4، فكيف يمكن أن يكون ورقة ملفوفة.
- إذا كانت الوثائق ملزمة، مثل كتاب
- إذا تم تقديم الوثائق على جهاز تخزين، مثل قرص مضغوط أو ذاكرة خارجية.
إذا كان حجم المستند لا يسمح بذلك، فتذكر أن المستوطنات تدعم فقط الحد الأقصى لحجم المرفقات وهو 15 ميجابايت. في هذه الحالات، يمكنك المتابعة بطريقتين:
أ. إجراءات التسجيل المتتابعة : سيقوم الموظفون بتجميع الوثائق في عدة تسجيلات متتالية. ستلاحظ بعد ذلك في حقل "الموضوع" أن هذه شحنة جزئية Y من X، حيث Y هو موضع السجل داخل المجموعة وX هو إجمالي عدد السجلات في المجموعة. على سبيل المثال، إذا كان سيتم الشحن من خلال تسجيلين متتاليين:
- في السجل الأول، ستتم إضافة العلامة الجزئية 1 من 2 إلى الموضوع.
- في السجل الثاني، سيتم إضافة العلامة الجزئية 2 من 2 إلى الموضوع.
أيضًا، في حقل الملاحظات، سيتم الإشارة إلى استمرارية السجل السابق، بالإضافة إلى رقم أول السجلات المتعاقبة لتسهيل التعرف عليها.
ستسمح هذه الإجراءات لموظفي مكتب التسجيل الوجهة بالتعرف بسهولة على ما إذا كانت الوثائق قد تم إرسالها في سجل واحد أو أكثر.
ب. إرسال المستندات بالبريد : في هذه الحالات تتم التسوية ثم يتم إرسال المستندات المرفقة بالبريد. بمجرد استلام هذه الوثائق، سيؤكد المستلم التسوية. يوصى بإرسال إثبات التسوية، مع المستندات الورقية المرفقة، حيث سيتم الإشارة إلى رقم التسجيل، وبالتالي سيكون من السهل تحديد التسوية التي تتوافق معها الوثائق المستلمة.
يرجى تذكر أنه إذا تعذر تحويل جميع المرفقات إلى صيغة رقمية، فسيتم إرسال كل شيء على الورق.
يتم دائمًا إجراء الشحنات إلى مكتب الوحدة الوجهة (وليس إلى الوحدة، حتى لو كانت أقرب فعليًا إلى مؤسستي)؛ إذا لم يكن الأمر كذلك، فلن يعلم المكتب بوصول المستندات الورقية ولن يتمكن من تأكيد التسوية.
إذا لم تتمكن من العثور على الهيئة المتلقية التي تريد إرسال الشحنة إليها، فقم بذلك إلى الهيئة التي تعتمد عليها هرميًا (على سبيل المثال، إذا لم تتمكن من العثور على المديرية العامة لمجتمع مدريد، قم بإرسال الشحنة إلى الوزارة المقابلة).
- 4.2 إرسال الوثائق عبر قناة النافذة الواحدة
إذا كانت الوثائق قد وصلت إلينا شخصيًا، فيجب عليك تحديد حقل النافذة الواحدة ، وهو أمر إلزامي.
يجب الإبلاغ عن تاريخ التسجيل ورقم التسجيل في حقلي تاريخ التسجيل ورقم التسجيل . في هذه الحالة، لن يتم إجراء تسجيل خروج جديد، ولكن سيتم أخذ المعلومات المقدمة بعين الاعتبار.
يجب ملء المعلومات الاختيارية التالية لأنها ستسهل إدارة الوثائق المقدمة.
كما يجب عليك تعبئة الحقول المتعلقة بالنقل وهي كما يلي:
- نوع وسيلة النقل الواردة : الوسيلة التي تصل بها الوثائق إلى الجهة المقصودة.
- رقم النقل الداخلي : تعريف الشحنة المخصصة لها من قبل الناقل في الوثائق.
من الضروري تعبئة بيانات صاحب العلاقة؛ والتي قد تكون واحدة أو أكثر (في حالة وجود أكثر من طرف معني، على الجانب الأيمن نجد + لإضافة أكبر عدد ممكن).
إذا أراد صاحب المصلحة تعيين ممثل، قم بتعبئة البيانات المقابلة للمندوب ووضح أنه ممثل من خلال تحديد المربع المقابل.
ومن الضروري إبلاغ مجال المعلومات التكميلية بالمعلومات التالية:
- يشير Documentación adjunta digitalizada إلى أن الوثائق الورقية من أي نوع لا يتم إرسالها إلى سجل الوجهة، وبالتالي، سيكون سجل الوجهة قادرًا على المعالجة إلكترونيًا ببياناته ومرفقاته المرسلة. يجب وضع علامة على هذه القيمة عند مسح الوثائق ضوئيًا بالكامل.
- الوثائق المرفقة في الورق (أو وسائل الدعم الأخرى) ، تشير إلى أنه تم إرسالها إلى سجل الوجهة، وهي الوثائق اللازمة للمعالجة على الورق. يجب وضع علامة على هذه القيمة عندما لا يمكن مسح المستندات ضوئيًا لأسباب فنية أو قانونية أو وظيفية.
- Documentación adjunta digitalizada y التكميلي en papel ، يشير إلى أن الوثائق الورقية يتم إرسالها إلى سجل الوجهة وهي ليست ضرورية للمعالجة والتي كان من الممكن رقمنتها بصلاحية كاملة. يتم إرسال هذه الوثائق فقط لأسباب تتعلق بالكفاءة وحفظ الورقة من قبل الجهة الوجهة. يجب وضع علامة على هذه القيمة عند مسح الوثائق ضوئيًا بالكامل، ولكنها لا تنطبق على العودة إلى المواطن ويجب إرسالها إلى الجهة الوجهة.
