كما ورد في " الدليل الوظيفي لمكاتب التسجيل. نظام الربط البيني للسجلات (SIR) "- في الصفحة 10 - من الضروري وضع ختم مكتب تسجيل المنشأ قبل الرقمنة ، موضحًا تاريخ وساعة التقديم.
على سبيل المثال ، مكتب تسجيل منشأ لمجلس المدينة يتلقى تسوية تتوافق مع إجراء معين ، مصحوبًا بوثيقة تبرر الدفع. نظرًا لأنه قد يتم استخدام هذا المستند المرفق لاحقًا للاستخدام غير السليم ، يجب على مكتب التسجيل ختمه ، مع الإشارة إلى تاريخ ووقت التقديم ، قبل أن يتم رقمنته.