Para hacer un envío a cualquier ente de fuera de Cataluña, haga clic en “Nuevo registro”
Indique cuál es la oficina de registro de destino a la que desea dirigirse (dispone de texto predictivo en el desplegable, y un buscador para filtrar oficinas por nombre, provincia, comunidad autónoma y nivel administrativo):
Elija Interadministrativo o Presencial como tipo de asiento, en función del origen del envío.
- 4.1 Envío de documentación entre administraciones
En caso de que se trate de un envío de documentación entre administraciones, es necesario seleccionar el campo Interadministrativo , que es obligatorio.
De cara a que se pueda gestionar más fácilmente la documentación que se está enviando, es necesario informar los siguientes campos:- Referencia externa : cualquier referencia que el ente de destino necesite conocer y sea conocida por el solicitante (por ejemplo, matrícula del vehículo, número de recibo del que se reclama un cierto importe, etc.)
- Número de expediente : Número de expediente al que pertenece la documentación/asunto que se está tratando. Se debería intentar que las solicitudes permitan informar a este código para que sea posible la gestión automatizada del asiento en destino.
- Código de asunto según destino : codificación del asunto en el destino, si la solicitud incluye este dato. Se debería intentar que las solicitudes permitan informar a este código para permitir la gestión automatizada del asiento en destino.
Respecto a la documentación que se está remitiendo, es necesario rellenar el campo de información complementaria; cuyo desplegable proporciona diferentes opciones:
- Documentación adjunta digitalizada , es indicativo que NO se envía al registro de destino documentación en papel de ningún tipo y, por tanto, éste se podrá tramitar de forma electrónica con los datos y los anexos enviados. Es necesario marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente.
- Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes) , es indicativo de que se envía al registro de destino documentación necesaria para la tramitación en papel. Es necesario marcar este valor cuando la documentación no pueda ser escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales.
- Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel , es indicativo de que se envía al registro de destino documentación en papel, que no es necesaria para la tramitación, y que se ha podido digitalizar con total validez. Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del organismo de destino. Es necesario marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente, pero no aplique la devolución al ciudadano y deba ser enviada al organismo de destino.
Con carácter general hay que tener en cuenta que, todos los asientos que se envían tendrán que llevar la documentación adjunta digitalizada, a excepción de casos en que esto no sea posible, como por ejemplo:
- Si se trata de un sobre cerrado con una oferta.
- Si se trata de un formato no A4, como puede ser un plano enrollado.
- Si la documentación está encuadernada, como por ejemplo un libro
- Si la documentación ha sido presentada en algún dispositivo de almacenamiento, como un CD o una memoria externa.
Si el volumen del documento no lo permite, recuerde que los asientos sólo admiten un volumen máximo en el adjunto de 15Mb. En estos casos, puede proceder por dos vías:
A. Procedimiento de registros sucesivos : el personal agrupará la documentación en varios registros sucesivos. Deberá anotar entonces en el campo ASUNTO que se trata de un envío PARCIAL Y DE X, donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número total de registros del conjunto. Si, por ejemplo, tuviera que realizarse el envío mediante dos registros sucesivos:
- En el primer registro, se añadirá al asunto la etiqueta parcial 1 DE 2.
- En el segundo registro, se añadirá al asunto la etiqueta parcial 2 DE 2.
Asimismo, en el campo OBSERVACIONES se indicará REGISTRO CONTINUACIÓN DEL ANTERIOR, así como el número del primero de los sucesivos registros para una más fácil identificación.
Estas acciones permitirán que el personal de la Oficina de Registro destino identifique fácilmente si la documentación se envía en uno o más registros.
B. Envío de la documentación por correo postal : en estos casos se hace el asiento y la documentación adjunta se remite posteriormente por correo postal. Una vez recibida esta documentación es cuando el receptor confirmará el asiento. Se recomienda enviar, junto con la documentación adjunta en papel, el justificante del asiento donde estará indicado el número de registro, pudiendo identificarse fácilmente a qué asiento corresponde la documentación recibida."
Debe recordarse que si no se pueden digitalizar todos los adjuntos, entonces se envía todo en papel.
Los envíos siempre se realizan en la Oficina de la unidad de destino (no en la Unidad, aunque ésta esté más cercana físicamente de mi ente); si no es así, la oficina no sabrá que ha llegado documentación en soporte papel y no podrá confirmar el asiento.
En caso de no encontrar el ente destinatario al que se quiere realizar un envío, hacerlo al órgano del que depende jerárquicamente (pe si no se encuentra una Dirección General de la Comunidad de Madrid, hacer el envío a la conselleria correspondiente).
- 4.2 Envío de documentación por el canal Ventanilla Única
En caso de que se trate de documentación que nos ha llegado presencialmente, es necesario seleccionar el campo Ventanilla Única , que es obligatorio.
Debe informarse la fecha de registro y su número de registro en los campos Fecha de registro y Número de registro . En este caso, ya no se realiza un nuevo registro de salida sino que se tendrá en cuenta el informado.
Es necesario rellenar la información opcional siguiente porque facilitará la gestión de la documentación que se está enviando.
También hay que rellenar los campos relativos al transporte, que son los siguientes:
- Tipo de transporte de entrada : medio con el que le llegará la documentación al ente de destino.
- Número de transporte de entrada : Identificación del envío que le ha asignado el transportista a la documentación.
Hay que cumplimentar los datos del interesado; que podrá ser uno o más de uno (en caso de más de un interesado, en la parte derecha encontramos el + para añadir tantos como sea necesario).
Si el interesado quiere designar a un representante, rellenar los datos correspondientes al representante e indicar que se trata de un representante marcando la casilla correspondiente.
Hay que informar al campo de Información complementaria , con la siguiente información:
- Documentación adjunta digitalizada , indica que NO se envía al registro de destino documentación en papel de ningún tipo y, por tanto, el registro de destino podrá tramitar de forma electrónica con sus datos y sus anexos enviados. Es necesario marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente.
- Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes) , es indicativo de que se envía al registro de destino, documentación necesaria para la tramitación en papel. Es necesario marcar este valor cuando la documentación no pueda ser escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales.
- Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel , es indicativo de que se envía al registro de destino documentación en papel que no es necesaria para la tramitación y que se ha podido digitalizar con total validez. Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del organismo de destino. Es necesario marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente, pero no aplique la devolución al ciudadano y deba ser enviada al organismo de destino.
