Per fer un enviament a qualsevol ens de fora de Catalunya, cliqueu a “Nou registre”
Indiqueu quina és l’oficina de registre de destí a la que us voleu adreçar (disposeu de text predictiu en el desplegable, i un cercador per filtrar oficines per nom, província, comunitat autònoma i nivell administratiu):
Escolliu Interadministratiu o Presencial com a tipus d’assentament, en funció de l’origen de la tramesa.
-
4.1 Enviament de documentació entre administracions
En cas que es tracti d’un enviament de documentació entre administracions, cal seleccionar el camp Interadministrativo, que és obligatori.
De cara a que es pugui gestionar més fàcilment la documentació que s’està enviant, cal informar els camps següents:- Referencia externa: qualsevol referència que l’ens de destinació necessiti conèixer i sigui coneguda pel sol·licitant (per exemple, matrícula del vehicle, número de rebut del qual es reclama un cert import, etc.)
- Número de expediente: Número d’expedient al qual pertany la documentació/assumpte que s’està tractant. S’hauria d’intentar que les sol·licituds permetin informar aquest codi perquè sigui possible la gestió automatitzada de l’assentament en destinació.
- Código de asunto según destino: codificació de l’assumpte en la destinació, si la sol·licitud inclou aquesta dada. S’hauria d’intentar que les sol·licituds permetin informar aquest codi per a permetre la gestió automatitzada de l’assentament en destinació.
Respecte la documentació que s’està trametent, cal emplenar el camp d’informació complementària; el desplegable del qual proporciona diferents opcions:
- Documentación adjunta digitalizada, és indicatiu que NO s’envia al registre de destinació documentació en paper de cap tipus i, per tant, aquest es podrà tramitar de forma electrònica amb les dades i els annexos enviats. Cal marcar aquest valor quan la documentació hagi estat escanejada totalment.
- Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes), és indicatiu que s’envia al registre de destinació documentació necessària per a la tramitació en paper. Cal marcar aquest valor quan la documentació no pugui ser escanejada per motius tècnics, jurídics o funcionals.
- Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel, és indicatiu que s’envia al registre de destinació documentació en paper, que no és necessària per a la tramitació, i que s’ha pogut digitalitzar amb total validesa. Aquesta documentació es tramet únicament per motius de competència i custòdia del paper per part de l’organisme de destinació. Cal marcar aquest valor quan la documentació hagi estat escanejada totalment, però no apliqui la devolució al ciutadà i hagi de ser tramesa a l’organisme de destinació.
Amb caràcter general cal tenir en compte que, tots els assentaments que s’envien hauran de dur la documentació adjunta digitalitzada, a excepció de casos en què això no sigui possible, com per exemple:
- Si es tracta d’un sobre tancat amb una oferta.
- Si es tracta d’un format no A4, com pot ser un planell enrotllat.
- Si la documentació està enquadernada, com per exemple un llibre
- Si la documentació ha estat presentada en algun dispositiu d’emmagatzematge, com un CD o una memòria externa.
-
Si el volum del document no ho permet, recordeu que els assentaments només admeten un volum màxim a l’adjunt de 15Mb. En aquests casos, podeu procedir per dues vies:
A. Procediment de registres successius: el personal agruparà la documentació en diversos registres successius. Haurà d'anotar llavors al camp ASSUMPTE que es tracta d'un enviament PARCIAL Y DE X, on Y és la posició del registre dins del conjunt i X el nombre total de registres del conjunt. Si, per exemple, s'hagués de fer l'enviament mitjançant dos registres successius:
- Al primer registre, s’afegirà a l’assumpte l’etiqueta parcial 1 DE 2.
- Al segon registre, s’afegirà a l’assumpte l’etiqueta parcial 2 DE 2.
Així mateix, al camp OBSERVACIONS s'indicarà REGISTRE CONTINUACIÓ DE L'ANTERIOR, així com el número del primer dels successius registres per a una identificació més fàcil.
Aquestes accions permetran que el personal de l'Oficina de Registre destí identifiqui fàcilment si la documentació s'envia en un o més registres.
B. Tramesa de la documentació per correu postal: en aquests casos es fa l’assentament i la documentació adjunta es tramet posteriorment per correu postal. Una vegada rebuda aquesta documentació és quan el receptor confirmarà l’assentament. Es recomana trametre, juntament amb la documentació adjunta en paper, el justificant de l’assentament on estarà indicat el número de registre, i així es podrà identificar fàcilment a quin assentament correspon la documentació rebuda."
Cal recordar que si no es poden digitalitzar tots els adjunts, llavors s’envia tot en paper.
Els enviaments sempre es fan a l’Oficina de la unitat de destinació (no a la Unitat, encara que aquesta estigui més propera físicament del meu ens); si no és així, l’oficina no sabrà que ha arribat documentació en suport paper i no podrà confirmar l’assentament.
En cas de no trobar l’ens destinatari al qual es vol fer un enviament, fer-ho a l’òrgan del qual depèn jeràrquicament (p.e. si no es troba una Direcció General de la Comunitat de Madrid, fer l’enviament a la conselleria corresponent).
- 4.2 Enviament de documentació pel canal Finestreta Única
En cas que es tracti de documentació que ens ha arribat presencialment, cal seleccionar el camp Finestreta Única, que és obligatori.
Cal informar la data de registre i el seu número de registre als camps Fecha de registro i Número de registro. En aquest cas, ja no es fa un nou registre de sortida sinó que es tindrà en compte l’informat.
Cal emplenar la informació opcional següent perquè facilitarà la gestió de la documentació que s’està enviant.
Cal també emplenar els camps relatius al transport, que són els següents:
- Tipo de transporte de entrada: mitjà amb el qual li arribarà la documentació a l’ens de destinació.
- Número de transporte de entrada: Identificació de l’enviament que li ha assignat el transportista a la documentació.
Cal emplenar les dades de l’interessat; que podrà ser un o més d’un (en cas de més d’un interessat, a la part dreta trobem el + per afegir tants com calgui).
Si l’interessat vol designar un representant, emplenar les dades corresponents al representant i indicar que es tracta d’un representant marcant la casella corresponent.
Cal informar el camp d’Informació complementaria, amb la informació següent:
-
- Documentación adjunta digitalizada, indica que NO s’envia al registre de destinació documentació en paper de cap tipus i, per tant, el registre de destinació podrà tramitar de forma electrònica amb les seves dades i els seus annexos enviats. Cal marcar aquest valor quan la documentació hagi estat escanejada totalment.
- Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes), és indicatiu que s’envia al registre de destinació, documentació necessària per a la tramitació en paper. Cal marcar aquest valor quan la documentació no pugui ser escanejada per motius tècnics, jurídics o funcionals.
- Documentación adjunta digitalizada y complementariamente en papel, és indicatiu que s’envia al registre de destinació documentació en paper que no és necessària per a la tramitació i que s’ha pogut digitalitzar amb total validesa. Aquesta documentació es tramet únicament per motius de competència i custòdia del paper per part de l’organisme de destinació. Cal marcar aquest valor quan la documentació hagi estat escanejada totalment, però no apliqui la devolució al ciutadà i hagi de ser tramesa a l’organisme de destinació.
