Tal i com diu la “Guia Funcional per a les oficines de registre. Sistema de Interconnexión de Registres (SIR)” -en la pàgina 10-, cal col·locar el segell de l’oficina de registre d’origen ABANS DE LA SEVA DIGITALITZACIÓ, indicant la data i l’hora de presentació.
Per exemple, una oficina de registre d’origen d’un ajuntament que rep un assentament corresponent a un procediment determinat, que hi duu adjunt un document que justifica un pagament. Com aquest document adjunt pot ser utilitzat a posteriori per a un ús indegut, cal que l’oficina de registre el segelli, indicant la data i hora de la presentació, abans de la seva digitalització.