Manuale SIR - Sistema di Interconnessione del Registro

1. Cos'è SIR?

Lo scopo del sistema di scambio di atti con le pubbliche amministrazioni non catalane (SIR) è quello di registrare le comunicazioni telematiche che hanno origine o destinazione in amministrazioni pubbliche non catalane. Attraverso questo servizio puoi inviare e accettare o rifiutare documenti ricevuti da altre amministrazioni pubbliche al di fuori della Catalogna.

Per poter accedere a questo servizio non è necessario che le pubbliche amministrazioni catalane eseguano alcuna procedura di registrazione , è sufficiente essere soci EACAT ed essere stati informati dal Consorzio AOC che il servizio è già stato attivato. L'attivazione dipende dal Ministero delle Finanze e delle Pubbliche Amministrazioni e avviene per fasi; Una volta entrato in vigore, il Consorzio AOC lo comunicherà agli enti tramite EACAT che potranno usufruire del servizio.

2. Requisiti necessari per accedere al SIR

I requisiti per accedere a questo servizio sono:

  • Disponi delle autorizzazioni per il servizio EACAT Records Interconnection System (puoi verificarlo da EACAT> Impostazioni> Il mio spazio. Se non ne hai uno, il tuo gestore utenti EACAT può assegnarcelo.
  • Avere un ufficio integrato in SIR. Se non sai se il tuo ha una sede in SIR, puoi consultare l' elenco degli uffici integrati in SIR . Dal Consorzio AOC stiamo registrando in modo scaglionato al SIR le entità che sono membri di EACAT, ma se non abbiamo ancora registrato la tua entità e sei interessato ad avere il servizio, non devi far altro che contattare il nostro CAU e noi includerà l'organismo nella prossima tongada che diamo di scarico. Nel caso in cui l'ente sia un ente della Pubblica Amministrazione della Generalitat, rivolgersi al Dipartimento della Presidenza per gestire l'iscrizione della nuova carica.
3. Accesso al servizio

Per accedere al servizio è necessario:

    1. Accedi alla piattaforma EACAT, identificandoti con NIF e password o con un certificato digitale (ad esempio il T-CAT o T-CAT P) su eacat.cat .
    2. Accedi alla sezione APPLICAZIONI del menu in alto.
    3. Accedi all'applicazione SIR - Sistema di scambio del registro
4. Invio di un nuovo record

Per inviare a qualsiasi entità al di fuori della Catalogna, fare clic su "Nuova registrazione"

Indica a quale ufficio di registrazione di destinazione vuoi recarti (hai il testo predittivo nel menu a tendina e un motore di ricerca per filtrare gli uffici per nome, provincia, comunità autonoma e livello amministrativo):

IMPORTANTE: Nel motore di ricerca vengono visualizzati solo gli uffici integrati in SIR per Reception. Se l'ufficio di destinazione ha solo la modalità "Emissione" operativa dal SIR, non è possibile inviare loro alcuna documentazione e sarà necessario contattare l'ente di destinazione per sapere come inviare loro la documentazione.

Scegliere Inter-amministrativo o Faccia a faccia come tipo di transazione, a seconda dell'origine della spedizione.

  • 4.1 Invio della documentazione tra amministrazioni
    In caso di invio di documenti tra amministrazioni è necessario selezionare il campo Interamministrativo , che è obbligatorio.
    Per facilitare la gestione della documentazione che si sta inviando, è necessario riportare i seguenti campi:
    • Riferimento esterno : qualsiasi riferimento che l'ente di destinazione deve conoscere ed è noto al richiedente (ad esempio, targa del veicolo, numero di scontrino per il quale si chiede un determinato importo, ecc.)
    • Numero del file : numero del file a cui appartiene la documentazione/oggetto in questione. È opportuno tentare di consentire la segnalazione di tale codice in modo da rendere possibile la gestione automatizzata del regolamento di destinazione.
    • Codice dell'oggetto in base alla destinazione : codifica dell'oggetto nella destinazione, se la richiesta include questi dati. Occorre tentare di consentire la segnalazione di tale codice al fine di consentire la gestione automatizzata del regolamento di destinazione.

    Per quanto riguarda la documentazione che si sta inviando, è necessario compilare il campo delle informazioni complementari; il cui menu a discesa offre diverse opzioni:

    • Documentazione allegata digitalizzata , è indicativo che la documentazione cartacea di qualsiasi tipo NON viene inviata al registro di destinazione e, pertanto, questa può essere elaborata elettronicamente con i dati e gli allegati inviati. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
    • Documentazione allegata in supporto CARTA (o altri supporti) , è indicativo che la documentazione necessaria sia inviata al registro di destinazione per l'elaborazione cartacea. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere scansionata per motivi tecnici, legali o funzionali.
    • Documentazione allegata digitalizzata e in aggiunta su carta , è indicativo che la documentazione cartacea sia inviata al registro di destinazione, che non è necessaria per l'elaborazione, e che sia stata digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata solo per motivi di competenza e custodia cartacea da parte dell'ente destinatario. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata, ma non si applica al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.

    In generale, si ricorda che tutte le iscrizioni presentate devono essere accompagnate da documentazione digitalizzata, salvo i casi in cui ciò non sia possibile, come ad esempio:

    1. Se si tratta di una busta sigillata con un'offerta.
    2. Se è un formato non A4, come può essere un piano arrotolato.
    3. Se la documentazione è rilegata, come un libro
    4. Se la documentazione è stata inviata a un dispositivo di archiviazione, come un CD o una memoria esterna.
    5. Se il volume del documento non lo consente, ricorda che le voci supportano solo un volume massimo di 15Mb allegato. In questi casi si effettua la transazione e la documentazione allegata viene inviata successivamente per posta. Una volta ricevuta tale documentazione, il destinatario confermerà la transazione. Si raccomanda di inviare, unitamente alla documentazione cartacea allegata, la ricevuta della transazione dove sarà indicato il numero di registrazione, in modo da poter facilmente identificare a quale transazione corrisponde la documentazione ricevuta.

    Ricorda che se non tutti gli allegati possono essere scansionati, tutto viene inviato su carta.

    Le spedizioni vengono sempre effettuate all'Ufficio dell'unità di destinazione (non all'Unità, anche se fisicamente più vicina al mio corpo); in caso negativo, l'ufficio non verrà a conoscenza dell'arrivo delle pratiche burocratiche e non potrà confermare la transazione.

    Nel caso in cui non trovi l'ente destinatario a cui vuoi effettuare una spedizione, fallo all'organismo da cui dipende gerarchicamente (es. se non trovi una Direzione Generale della Comunità di Madrid, fai la spedizione al Ministero corrispondente ).

  • 4.2 Invio della documentazione tramite il canale One-Stop Shop

Nel caso di documentazione che ci è stata inviata di persona, è necessario selezionare il campo One -Stop Shop, che è obbligatorio.

La data di registrazione e il numero di registrazione devono essere riportati nei campi Data di registrazione e Numero di registrazione. In questo caso non verrà più effettuata una nuova registrazione di uscita, ma si terrà conto delle informazioni.

Le seguenti informazioni facoltative devono essere compilate perché faciliteranno la gestione della documentazione inviata.

È inoltre necessario compilare i campi relativi al trasporto, che sono i seguenti:

  • Tipo di trasporto di ingresso : mezzo attraverso il quale la documentazione raggiungerà la destinazione.
  • Numero di trasporto in entrata : Identificazione della spedizione assegnata dal vettore alla documentazione.

I dati dell'interessato devono essere compilati; che possono essere uno o più (in caso di più interessati, a destra troviamo il + per sommare quanti ne servono).

Se l'interessato desidera nominare un rappresentante, compilare i dati corrispondenti al rappresentante e indicare che si tratta di un rappresentante barrando l'apposita casella.

È necessario informare il campo delle Informazioni complementari , con le seguenti informazioni:

    • La documentazione allegata digitalizzata , indica che la documentazione cartacea di qualsiasi tipo NON viene inviata al registro di destinazione e, pertanto, il registro di destinazione può essere elaborato elettronicamente con l'invio dei tuoi dati e allegati. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata.
    • La documentazione allegata in supporto CARTA (o altri supporti) , è indicativa del fatto che viene inviata al registro di destinazione, documentazione necessaria per l'elaborazione cartacea. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione non può essere scansionata per motivi tecnici, legali o funzionali.
    • Documentazione allegata digitalizzata ed inoltre su supporto cartaceo , è indicativo che la documentazione cartacea sia inviata al registro di destinazione che non è necessaria per l'elaborazione e che sia stata digitalizzata con piena validità. Tale documentazione viene inviata solo per motivi di competenza e custodia cartacea da parte dell'ente destinatario. Questo valore deve essere contrassegnato quando la documentazione è stata completamente scansionata, ma non si applica al cittadino e deve essere inviato all'ente di destinazione.

5. Gestione delle spedizioni ricevute
  • 5.1 Come accedere alle spedizioni ricevute?

Per vedere gli invii che ci sono stati inoltrati, accediamo all'applicazione e di default ci vengono già mostrate le procedure ricevute, nei vari stati in cui può trovarsi (In attesa di conferma, Accettato, Rifiutato o Inoltrato).

In questo elenco di invii, accanto alla colonna Stato, troveremo un'icona che indica il tipo di documentazione associata allo scambio anagrafico:

Questa informazione ha un significato a seconda dell'icona:

5.2 Cosa possiamo fare con queste spedizioni ricevute?

Per facilitare la ricerca degli insediamenti, possiamo utilizzare il filtro degli insediamenti, per unità di origine, parte interessata, data di registrazione, tipo di insediamento, tra gli altri.

Devi entrare in questo vassoio ogni giorno per vedere se il nostro ha richieste in sospeso . Quando accediamo a una qualsiasi delle spedizioni in stato In sospeso, cliccando sulla spedizione in questione, le varie opzioni che ci offre il protocollo di connessione con questo sistema sono le seguenti:

      • Conferma registrazione : Se la voce è accettata , viene inserita una voce nella registrazione dell'entità di destinazione e il messaggio di accettazione corrispondente con il numero di registrazione della voce dell'entità di destinazione all'origine. Dobbiamo assicurarci di essere l'entità target prima di fare l'accettazione. Per accettare un invio è sufficiente fare clic sul pulsante OK
      • Rifiuta registrazione : Se l'iscrizione viene rifiutata, NON viene inserita la registrazione dell'entità di destinazione e lo stato di questa registrazione / documento - come rifiutato - viene inviato all'entità di origine, per effettuare la gestione con il corrispondente interessato. Deve essere indicato un motivo di rifiuto (in spagnolo). Possiamo rifiutare le richieste solo per i seguenti motivi:
        • Rendilo illeggibile.
        • Che il mio non è il destinatario e la destinazione corretta non è registrata presso il SIR.
        • Che non sappiamo chi dovrebbe essere il corpo bersaglio.

      Per rifiutare un invio è sufficiente fare clic sul pulsante Rifiuta e aggiungere un motivo per il rifiuto.

      • Registrazione in avanti: questa è l'opzione che dobbiamo utilizzare fintanto che la spedizione non è di nostra entità. Se la transazione viene inoltrata, NON viene inserita la registrazione dell'entità di destinazione e la spedizione viene inviata a una nuova entità di destinazione, che deve essere registrata presso il SIR per essere destinatario. L'entità originaria deve essere informata che è stata inoltrata a un'altra entità. També, s'ha d'indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). Questa è l'opzione che dobbiamo usare fintanto che la spedizione non è per il nostro corpo.

      Per inviare nuovamente un invio, fai clic sul pulsante Invia nuovamente la registrazione:

    • Quando lo stato di una spedizione cambia, ci riporta all'elenco delle spedizioni, con lo stato della spedizione aggiornato modificato.
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