Manuel SIR - Système d'interconnexion des registres

1. Qu'est-ce que le SIR ?

Le système d'échange d'enregistrements avec les administrations publiques non catalanes (SIR) a pour objectif d'enregistrer les communications télématiques qui ont leur origine ou leur destination dans les administrations publiques non catalanes. Grâce à ce service, vous pouvez envoyer et accepter ou rejeter les enregistrements reçus d'autres administrations publiques en dehors de la Catalogne.

Pour pouvoir accéder à ce service, il n'est pas nécessaire que les administrations publiques catalanes effectuent une quelconque procédure d'enregistrement , il vous suffit d'être membre de l'EACAT et d'avoir été informé par le Consortium AOC que le service a déjà été activé. L'activation dépend du Ministère des Finances et des Administrations Publiques et se fait par étapes ; Une fois qu'il sera effectif, le Consortium AOC le communiquera aux organismes via l'EACAT et ils pourront utiliser le service.

2. Conditions nécessaires pour accéder au SIR

Les conditions requises pour accéder à ce service sont les suivantes :

  • Avoir des autorisations pour le service EACAT Records Interconnection System (vous pouvez le vérifier depuis EACAT> Paramètres> Mon Espace. Si vous n'en avez pas, votre gestionnaire d'utilisateurs EACAT peut nous les attribuer.
  • Avoir un bureau intégré dans SIR. Si vous ne savez pas si le vôtre a un bureau au SIR, vous pouvez consulter la liste des bureaux intégrés au SIR . Depuis le Consortium AOC, nous enregistrons de manière échelonnée auprès du SIR les entités membres de l'EACAT, mais si nous n'avons pas encore enregistré votre entité et que vous êtes intéressé par le service, il vous suffit de contacter notre CAU et nous inclura l'organisme dans le prochain tongada que nous donnerons de décharge. Dans le cas où l'organisme est un organisme du secteur public de la Generalitat, contacter le Département de la Présidence afin de gérer l'enregistrement du nouveau bureau.
3. Accès au service

Pour accéder au service , vous devez :

    1. Accédez à la plateforme EACAT en vous identifiant avec le NIF et le mot de passe ou avec un certificat numérique (par exemple le T-CAT ou le T-CAT P) sur eacat.cat .
    2. Accédez à la section APPLICATIONS du menu supérieur.
    3. Accéder à l'application SIR - Registry Exchange System
4. Envoi d'un nouvel enregistrement

Pour envoyer à toute entité en dehors de la Catalogne, cliquez sur "Nouvelle inscription"

Indiquez à quel bureau d'enregistrement de destination vous souhaitez vous rendre (vous avez un texte prédictif dans le menu déroulant, et un moteur de recherche pour filtrer les bureaux par nom, province, communauté autonome et niveau administratif) :

IMPORTANT : Seuls les bureaux intégrés dans SIR pour l'accueil apparaissent dans le moteur de recherche. Si le bureau de destination ne dispose que du mode "Issuance" opérationnel depuis le SIR, il n'est pas possible de lui envoyer de documentation et vous devrez contacter l'organisme de destination pour savoir comment lui transmettre la documentation.

Choisissez Inter-administratif ou Face-à-face comme type de règlement, selon l'origine de l'envoi.

  • 4.1 Envoi de documentation entre administrations
    Dans le cas d'envoi de documents entre administrations, le champ Interadministratif doit être sélectionné, ce qui est obligatoire.
    Afin de faciliter la gestion de la documentation envoyée, les champs suivants doivent être renseignés :
    • Référence externe : toute référence que l'organisme de destination doit connaître et qui est connue du demandeur (par exemple, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de reçu pour lequel un certain montant est réclamé, etc.)
    • Numéro de dossier : Numéro de dossier auquel appartient la documentation / le sujet en question. Des tentatives doivent être faites pour permettre la déclaration de ce code afin que la gestion automatisée du règlement de destination soit possible.
    • Code objet selon destination : codage de l'objet dans la destination, si la demande comporte cette donnée. Des tentatives doivent être faites pour permettre la déclaration de ce code afin de permettre une gestion automatisée du règlement de destination.

    En ce qui concerne la documentation qui est envoyée, il est nécessaire de remplir le champ d'information complémentaire ; dont la liste déroulante propose différentes options :

    • Documentation jointe numérisée , il est indicatif que la documentation papier de quelque nature que ce soit n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, celle-ci peut être traitée électroniquement avec les données et les annexes envoyées. Cette valeur doit être cochée lorsque la documentation a été entièrement scannée.
    • Documentation jointe sur support PAPIER (ou autres supports) , il est indicatif que la documentation nécessaire est envoyée au registre de destination pour le traitement papier. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
    • Documentation jointe numérisée et en plus sur papier , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination, qui n'est pas nécessaire au traitement, et qui a été numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

    De manière générale, veuillez noter que toutes les candidatures soumises doivent être accompagnées de documents numérisés, sauf dans les cas où cela n'est pas possible, tels que :

    1. S'il s'agit d'une enveloppe scellée avec une offre.
    2. S'il s'agit d'un format non A4, comment peut-il s'agir d'un plan roulé.
    3. Si la documentation est reliée, comme un livre
    4. Si la documentation a été soumise sur un périphérique de stockage, tel qu'un CD ou une mémoire externe.
    5. Si le volume du document ne le permet pas, rappelez-vous que les entrées ne supportent qu'un volume maximum de 15Mo en pièce jointe. Dans ces cas, le règlement est effectué et la documentation jointe est envoyée ultérieurement par la poste. Une fois cette documentation reçue, le bénéficiaire confirmera le règlement. Il est recommandé d'envoyer, avec la documentation papier jointe, le récépissé du règlement où le numéro d'enregistrement sera indiqué, afin qu'il soit facile d'identifier à quel règlement correspond la documentation reçue.

    N'oubliez pas que si toutes les pièces jointes ne peuvent pas être numérisées, tout est envoyé sur papier.

    Les envois sont toujours effectués au bureau de l'unité de destination (pas à l'unité, même si elle est physiquement plus proche de mon corps); sinon, le bureau ne saura pas que les documents sont arrivés et ne sera pas en mesure de confirmer le règlement.

    Si vous ne trouvez pas l'entité destinataire à laquelle vous souhaitez effectuer un envoi, faites-le à l'organisme dont il dépend hiérarchiquement (par exemple, si vous ne trouvez pas de direction générale de la Communauté de Madrid, effectuez l'envoi au ministère correspondant ).

  • 4.2 Envoi de documentation via le canal One-Stop Shop

Dans le cas d'une documentation qui nous a été transmise en personne, vous devez sélectionner le champ One -Stop Shop, qui est obligatoire.

La date d'enregistrement et le numéro d'enregistrement doivent être déclarés dans les champs Date d'enregistrement et Numéro d'enregistrement. Dans ce cas, une nouvelle inscription de sortie ne sera plus effectuée, mais les informations seront prises en compte.

Les informations facultatives suivantes doivent être complétées car elles faciliteront la gestion de la documentation envoyée.

Vous devez également renseigner les champs liés au transport, qui sont les suivants :

  • Type de transport d'entrée : moyen par lequel la documentation arrivera à destination.
  • Numéro de transport entrant : Identification de l'expédition affectée par le transporteur à la documentation.

Les données de l'intéressé doivent être renseignées ; qui peut être un ou plusieurs (en cas de plusieurs intéressés, à droite on trouve le + pour en ajouter autant que nécessaire).

Si l'intéressé souhaite désigner un représentant, remplissez les coordonnées correspondant au représentant et indiquez qu'il s'agit d'un représentant en cochant la case appropriée.

Il est nécessaire de renseigner le champ Informations complémentaires , avec les informations suivantes :

    • Documentation jointe numérisée , indique que la documentation papier de quelque nature que ce soit n'est PAS envoyée au registre de destination et, par conséquent, le registre de destination peut être traité électroniquement avec vos données et annexes envoyées. Cette valeur doit être cochée lorsque la documentation a été entièrement scannée.
    • La documentation jointe au support PAPIER (ou autres supports) , est indicative de l'envoi au registre de destination, documentation nécessaire au traitement papier. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation ne peut pas être numérisée pour des raisons techniques, juridiques ou fonctionnelles.
    • Documents joints numérisés et en plus sur papier , il est indicatif que la documentation papier est envoyée au registre de destination qui n'est pas nécessaire au traitement et qui a été numérisée avec pleine validité. Cette documentation est envoyée uniquement pour des raisons de compétence et de garde du papier par l'organisme de destination. Cette valeur doit être marquée lorsque la documentation a été entièrement numérisée, mais ne s'applique pas au citoyen et doit être envoyée à l'organisme de destination.

5. Gestion des envois reçus
  • 5.1 Comment accéder aux envois reçus ?

Pour voir les soumissions qui nous ont été faites, nous accédons à l'application et par défaut on nous montre déjà les procédures reçues, dans les différents états dans lesquels elles peuvent être (en attente de confirmation, acceptée, rejetée ou transmise).

Dans cette liste de soumissions, à côté de la colonne Statut, nous trouverons une icône indiquant le type de documentation associée à l'échange de registre :

Cette information a une signification selon l'icône :

5.2 Que pouvons-nous faire avec ces envois reçus ?

Pour faciliter la recherche d'établissements, nous pouvons utiliser le filtre d'établissement, par unité d'origine, partie intéressée, date d'enregistrement, type d'établissement, entre autres.

Vous devez entrer quotidiennement dans ce bac pour voir si le nôtre a des demandes en attente . Lorsque nous accédons à l'un des envois en attente, en cliquant sur l'envoi en question, les différentes options que nous offre le protocole de connexion avec ce système sont les suivantes :

      • Confirmation d'inscription : Si l'inscription est acceptée , une inscription d'inscription est effectuée dans l'inscription de l'entité de destination et le message d'acceptation correspondant avec le numéro d'inscription d'inscription de l'entité de destination à l'origine. Nous devons nous assurer que nous sommes l'entité cible avant de procéder à l'acceptation. Pour accepter une soumission, cliquez simplement sur le bouton OK
      • Rejeter l'inscription : Si l'inscription est rejetée, l'inscription de l'entité de destination n'est PAS saisie, et le statut de cette inscription / document - comme rejeté - est envoyé à l'entité source, pour effectuer la gestion avec l'intéressé correspondant. Un motif de refus doit être indiqué (en espagnol). Nous ne pouvons rejeter les soumissions que pour les raisons suivantes :
        • Rendez-le illisible.
        • Ce mien n'est pas le destinataire et la bonne destination n'est pas enregistrée auprès du SIR.
        • Que nous ne savons pas qui devrait être le corps cible.

      Pour rejeter une soumission, cliquez simplement sur le bouton Rejeter et ajoutez un motif de rejet.

      • Enregistrement en avant : C'est l'option que nous devons utiliser tant que l'envoi n'est pas effectué par notre entité. Si le règlement est transmis, l'enregistrement de l'entité de destination n'est PAS saisi et l'envoi est envoyé à une nouvelle entité de destination, qui doit être enregistrée auprès du SIR pour être destinataire. L'entité d'origine doit être informée qu'elle a été transmise à une autre entité. També, s'ha d'indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). C'est l'option que nous devons utiliser tant que l'envoi n'est pas pour notre corps.

      Pour renvoyer une soumission, cliquez simplement sur le bouton Renvoyer l'inscription :

    • Lorsqu'un statut d'envoi change, il nous ramène à la liste des envois, avec le statut d'envoi mis à jour modifié.
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